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秘书接待工作PPT课件

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秘书接待工作PPT课件

PPT内容

这是秘书接待工作PPT课件,主要介绍了接待工作的内容和种类;接待工作的一般程序;预约来访者的接待;非预约来访者的接待;接待工作中的礼仪,欢迎点击下载。

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  一、接待工作的内容和种类二、接待工作的一般程序三、预约来访者的接待四、非预约来访者的接待五、接待工作中的礼仪

  内容提示

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  B市经济部门的领导和工程技术人员,先后3次来到C市洽谈联营生产高钡铁项目。C市把接待任务交给接待处周主任和小李。周主任和小李每次接到任务,一面拟出接待方案呈领导审批,一面到宾馆、车队联系安排好食宿、车辆。客人到达前,周主任和小李一一检查落实并填好住房卡、领好房门钥匙,等候迎接客人。

  引入案例:接待工作要周到

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  接待是指对来访者给于相应的服务的活动。它涉及面广,对象多而复杂。根据不同的对象,不同的来访目的,接待的内容各不相同。根据不同标准,分类方式也就不同,具体的有:

  一、接待工作的内容和种类

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  1.按照来宾的来访意图可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。2.按照接待的对象不同,可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待、对平行单位来人的接待、对下属单位来人的接待、对新闻单位来人的接待和对本单位来人的接待。3.按照来访者的有无预约又可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。

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  接待的内容不同,接待的程序也不尽相同,但一般的程序主要包括以下几个方面:

  二、接待工作的一般程序

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  邀请可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请及邮件邀请等。邀请的方式很多,采用哪一种应根据亲疏关系和实际情况而定。

  (一)发出邀请

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  如口头邀请是向被邀请者以谈话的方式发出邀请,这多在一些较为简单的活动场所应用;又如登门邀请是邀请者亲自到被邀请者的寓所和单位发出的邀请,表示重视,等等。有时是这几种方式的综合运用,发了书面邀请后,又用电话催请,然后再登门邀请。不论哪一种邀请,语言要恳切,态度要真诚。若是对方主动提出或是来函来电通知来访的,则没有这个环节。

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  接待前的准备工作很重要,它是整个接待工作的基础,决定着接待工作的质量和效果。1.平时的准备工作(1)思想心理的准备

  (二)接待前的准备工作

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  心理准备

  秘书应具备良好的待客心理,其核心就是要求秘书事事处处有强烈的“角色意识”、“服务意识”,体现出一个“诚”字,即秘书人员应站在对方的立场上,将心比心,以诚相待。具体表现在待人接物上应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方,这样有助于赢得对方的好感,缩短彼此的心理距离。

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  (3)物质和环境的准备接待接待环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。

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  接待环境物件的摆放应该整齐、美观、清洁,光线充足,空气清新。前台、办公室、会客室设置要协调,物品齐备。如前厅里应该为客人准备座椅,会客室里要准备茶具(包括茶叶、饮料等,普通客人可以用一次性茶杯,重要客人用正规茶具为佳)、烟灰缸、空调设备,还应由电话、复印机、传真机等(即是没有,也不要离会客室太远)。

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  做到办公室里的文件、文具、电脑、电话等物品各归其位,摆设美观、整洁。常用的、不常用的及私人用品应该放到合适、固定的地方,需要时能马上找到。会客室要及时清理,勤换空气。客人走后,清洗烟灰缸、茶具,为下一批客人的到来做好准备。每天下班前整理好所有的办公用品,上班提前到达,清洁、整理、检查接待环境,做到有备不乱。

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  案例

  接待的准备工作

  会客室让总经理皱起了眉头张红是北京致远电子公司总经理王华生的秘书,今天的客人较多,刚送走两个客人。她就赶快准备明天总经理的发言稿,这时前台秘书打电话,请她下楼带总经理约的客人--海南顺成贸易公司副总经理李强。经向王总经理请示后,她急忙下楼,将客人带到楼上。一进会客室就闻到一股很刺鼻的香烟味道,烟灰缸里也很多烟灰与烟头。王总经理进来后,不仅皱起了眉头。

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  一般情况下,来宾来前会事先通知,接到通知后,秘书接待准备工作一般程序如下。(1)了解来宾的情况秘书在接到通知时要了解来宾的基本情况,包括来宾的来访意图、目的和要求,包括来宾的单位、人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况,还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等,并将上述情况向主管部门领导报告,同时通知有关部门和人员。

  2、接受任务后的接待准备工作

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  (2)确定接待规格由于来宾的身份和来访的目的不同,接待的规格也不尽相同。接待规格是从主陪人的角度而言的,即来什么客人由什么人陪同的规格问题。接待的规格分为高格接待、对等接待和低格接待3种。

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  ①高格接待高格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的接待。它表明对被接待一方的重视和友好。主要有几种情况:A、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导口授意见,下级领导要出面作陪;B、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜,本单位领导要出面接见,必要时还应陪同座谈;C、下级领导来访,领导应该出面做陪;D、接待单位的重要客户。

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  确定接待规格一定要考虑到多方面因素,并不是规格越高越好。经常用高规格接待,会产生以下三个负作用:(1)会让客人轻视主方单位;(2)会影响领导的工作;(3)会让不同单位相互攀比,产生厚此薄彼的误会。

  高规格接待需要注意的事项

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  案例

  难以“侍候”的客户甲、乙二企业都是宏达公司的合作单位。一次甲企业的副总经理到宏达公司商谈业务,宏达公司的陈总经理为了表示友好和重视,出面接待,全程陪同。不久乙企业也派了一位副总经理来宏达公司,陈总经理工作太忙,就让赵副总经理出面接待,乙企业已知道上次是陈总经理接待的甲企业,非常不高兴。

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《秘书接待工作PPT课件》是由用户huangyixuan于2022-01-14上传,属于培训教程PPT。

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