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(1) Letterhead 信头 The company’s name Address Postcode Telephone number Fax number E-mail address (1) Letterhead 信头宁波市慈溪进出口股份有限公司 地址:慈溪市寺山路269号 邮编:315300 电话: +86-574-63891000 传真:+86-574-63813763 E-mail: sale@cncie.com Website: http://www.cncie.com (2) Inside name and address 封内地址 (2) Inside name and address 封内地址致某公司: Messrs. Lake Kane& Co.,Ltd. 66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某职位: The Manager Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人: Mrs. Jutta Brown Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH (3) Date 日期一般写法有: A, 5th March 2008 B, 5 March 2008 C, March 5th,2008 D, March 5, 2008 day/month/year (English practice) month/day/year (American practice) (4) Salutation 称呼 For addressing one person Dear Sir, Dear Madam, For addressing two or more persons Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen: (always should be in plural form) A less formal greeting Dear Mr. Dear Ms. (5) Body of the letter 正文书信的主体 (一般分为3部分) Opening Sentences (6) Complimentary close 结尾敬语 (7) Signature 签名 A letter should be signed by hand, and in ink. 外国函件都必须由负责亲笔签名,用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目,只是通函,不为人重视,不礼貌。 Julie Wang for Mary Huang (此方式表示书信内容为Mary Huang的意思, Julie Wang 只是代为签字而已; 8. Reference number 存档编号 信函编号常见的书写形式有两种:一种比较简单的形式“Re: XXX”,例如, Re: Invoice 12345 或Re: Your letter dated January 20, 2006。一种比较常用的形式 “Your ref: XXX, Our ref: XXX” 提供一组缩写信息,包括:文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。 10.Subject Line 主题标题写在称呼语下面两行,一般是在信笺中间位置,事由要简单扼要,说明商品名称,数量,信用证或合同号等即可。 e.g. (1)Subject:Sewing Machines (2)Subject:Our contract No.123 (3)Sewing Machines 11.Reference Notation(经办人代号)经办人代号是由书信口述人和打字员的姓名的首字母组成的,用冒号或斜线分开。如自己打字,则省去这部分。写法有:WL/SM WL: SM WL/sm WL: sm 12. Enclosure 附件如信中有附件时,应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下: Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate 13.Carbon Copy 抄送如果函件要抄送其他有关单位,同时使对方也知道已抄送其他单位,可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx” CC Mr.J.Cooper (that means Mr.J.Cooper who will receive the copies of the letter.) 14.Postscript 附言信写完后,如果想起还有要紧的要说,可以在信末加P.S. 引出补叙的话,然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。 Note: Don’t use P.S. if you forget to mention a point in the body of the letter. rewrite the letter instead. Full-block style (全齐头式) Indented form (缩行式) Modified block style (改良的齐头式) Semi-block format with indented paragraphs (半齐头式或混合式)

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