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档案管理培训ppt模板

  • 素材大小:1.83 MB
  • 素材授权:免费下载
  • 更新时间:2017-04-29
  • 素材类别:课件PPT
  • 素材格式:.ppt
  • 关键提要:档案管理
  • 素材版本:PowerPoint2003及以上版本(.ppt)
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这是档案管理培训ppt模板,包括了企业档案管理的基本概念,企业档案管理的基本要求,企业档案管理的工作体系,企业档案管理的主要工作方法,企业档案意识的提升等内容。

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档案管理培训ppt模板

PPT内容

企业档案管理的基本知识与方法
中国人民大学  宫晓东
E-mail : zuishig@vip.sina.com
目录
企业档案管理的基本概念
企业档案管理的基本要求
企业档案管理的工作体系
企业档案管理的主要工作方法
企业档案意识的提升
企业档案管理的基本概念
企业档案工作:企业履行档案管理职责的行为和活动。
企业档案:企业在研发、生产(建设)、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的记录。(各种档案释义)
文件:是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。
资料:是机构因为参考的目的,临时搜集保存起来的信息材料。
全宗:是一个立档单位所形成的全部档案的集合。
归档:将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交,转化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成者。
保管单元:档案留存的最小管理单元(件、卷、盒、张、盘等)
档案分类:按照档案所反映的内容特性,将档案划分成具有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统,以便于管理和检索。
档案号:档案保管单元唯一的身份标识,一般由分类号、特征号和顺序号组合而成。
企业档案管理的基本要求
企业档案工作原则:集中统一领导,分级管理;维护档案的准确、完整、系统和安全;实现档案资源的有效利用。
“三纳入”的要求:企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。
“四参加”的要求:企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动,负责检查应归档文件的完整、系统。
“四同时”的要求:企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求;检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况;验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况,项目总结应同时作好项目文件归档交接。
“八防措施”:档案保管应做到防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防高温、防潮、防有害生物 。
有关基本建设档案管理的国家规定:
建设部制定《建设工程文件归档整理规范》
GB/T50328-2001
《科技档案案卷构成的一般要求》
 GB/T11822-2000
《重大建设项目档案验收办法》
 (档发[2006]2号)
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28—2002
《企业档案工作规范》DA/T42—2009
房地产企业档案规章制度组合示意
企业档案管理的主要工作方法
   一、企业文件清理
(一)含义
   清理企业文件数据,就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息(包括文件、图纸、程序、报表、单据),以及其他载体或数字格式的文档等,进行系统化,从而使企业各类信息类有所依,运行线路清晰,相关责任明确。
清理企业文件数据,必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解,并在此基础上对数据状况进行分类和分析,目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路,为精化企业档案管理提供依据。
(二)企业基础数据清理的工作程序及数据汇总表
(三)数据互动规律描述
当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见,企业的各项工作,其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程,就可以发现该数据的运动特征,以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。
(四)数据清理工具的设计与使用
目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷;2、数据运动状况示意图;3、数据汇总表。
二、档案管理业务要点
3、文件归档制度
1、归档范围(参见文件清理表)
2、归档时间
     一般情况下,管理类文件材料的归档时间为次年第一季度,以下文件按办理完毕或活动结束时间归档:
股东大会、董事会、监事会、职代会、党代会等会议文件材料
产权变动过程中形成的文件材料
法律诉讼文件材料
机要文件
工程、生产技术类文件材料的归档时间应按照专业活动特点具体划分。
3、归档份数
   管理类文件原则上归档份数为一份。工程、生产技术类文件的归档份数按照国家行业标准和现场约定决定归档份数。
4、归档要求
归档实行承办人负责制。
归档文件应为原件,因故无原件者应进行签章说明。
文件材料归档后不得进行修改。
归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。
5、归档手续
归档手续以合法性和合规性为原则。
文件承办人和档案人员在归档材料移交审核后填写《文件移交登记表》一式两份,签字确认。移交登记表一份由档案人员归档,一份由文件移交人员保存。
《文件移交登记表》应同时提交电子版。
企业档案的编号
1、以“件”为保管单元的:
   档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号
2、以“卷”为保管单元的:
   档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号
3、保管期限、特殊载体代码对照表
(四)归档文件材料的整理编目
一般文件材料的归档整理
归档整理:根据文件材料有关特征及保存价值对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。
根据国家有关标准,企业一般采用“文件承办人立卷”的制度,由文件承办人进行归档整理,档案人员协助。
1、整理的要求
a.归档整理应遵循文件形成的顺序,区分不同价值,便于保管和利用。
    b.归档文件应齐全、完整、准确。以破损的文件应予以修复;字迹模糊或易褪变的文件,应予以复制,并将复制件附于原件后一并归档。
     c.归档文件缺失应在备考表中说明。
d.归档文件材料所使用的载体字迹材料、装订材料应符合档案保护要求,不得采用铅笔,圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写;不得采用PH值小于7的办公用纸;不得采用易生锈的金属装订材料。
e.文件材料幅面尺寸以国际标准A4型为准,超过A4幅面纸张,应按A4折叠。
2、文件整理单元
一般文件材料以“件”为整理单元,一件是指内容上具有整体性,实体上装订在一起,编目时体现为一个条目的材料组合。具体表现形式为:
单份文件
正本与定稿合为一件。
正文与附件合为一件。
文件处理件与正文合为一件。
原件与复制件合为一件。
转发文与被转发文合为一件。
各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。
会议纪录以每次会议为一件(用记录本的,一本为一件)。
编辑成册的会议材料为一件。
3、文件装订
归档文件应按件装订,装订顺序为:
正本在前,定稿在后
正文在前,附件在后
原件在前,复制件在后
转发文在前,被转发文在后
中文版本在前,其它文字版本在后
文件处理单在前,正文在后
较薄的文件采用档案专用不锈钢订装订;较厚的文件采用不锈钢夹装订;已装订成册的文件可保持原貌不变。
文件装订时,以左、下对齐为准。
4、分类排列
归档文件按照《档案分类表》中最低级别类目进行分类。
在同一类别内,以保管期限进行区分;
在同一类别,同一保管期限下,按文件形成时间先后顺序排列。
每件文件需逐页编页号,单份文件可沿用原有页号;组合文件按照文件排列顺序,在每页右下角(反面左下角)以自然数顺序重新编写页号。
5、技术文件材料整理
   技术类文件材料一般采用组卷的方式进行整理。组卷的方法有:
技术结构组卷法
工作阶段(程序)组卷法
专业组卷法
技术编号组卷法
图幅组卷法
文种组卷法
6、会计文件整理
   会计文件一般按照国家规定,将会计文件划分为以下种类:
会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
然后根据财务年度,按照不同会计文件种类进行立卷。
7、加盖归档章(竣工图章)和编目
   整理好的归档文件,每份文件需加盖归档章,工程竣工图每张需加盖竣工图章。
  编目的主要工作包括:
-填写卷盒封面
-编制卷内目录
-编订页号
-填写备考表 等
特殊载体归档材料的整理
1、声像档案的归档范围:
重要人物来公司开展考察或参加有关公务活动的声像材料;
公司主要领导参加重要公务活动的声像材料;
公司召开重要会议的声像材料;
公司组织或参加具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动、文艺演出及其他重大事件、重大活动形成的声像材料;
记录公司重要合同和协议签字仪式等声像材料;
公司荣获政府、行业组织所颁发的奖状、奖旗和荣誉证书及获奖场面的声像材料;
本单位重大基建项目建设以及不同历史时期本单位典型建筑物的声像材料;
记录公司重大事故现场的声像材料;
本单位涉外活动形成的声像材料;
其它具有重要保存价值的声像材料。
2、声像档案的归档份数
       各单位应对所形成的声像材料进行筛选,具体数量一般控制在:
一次会议照片10张
单位工程现场照片20张
大型活动照片10张
事故现场照片10张
合影1张
出访照片10张
录音录像材料按照自然时长,单项工程录像时长不低于一小时,以光盘或磁带方式提交,原则上一次活动提交一套。
其他内容的声像材料,由拍摄者根据实际需要决定提交数量。
3、声像归档材料的整理编目
4、声像档案、实物档案一般归档时间与纸质材料保持一致,归档数量一般为一份(套)
(五)企业档案的鉴定与库房管理
企业档案的鉴定
企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作:
1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外)
2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利.
3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理.
4.公司档案应坚持少而精的原则.
5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本.
企业档案意识的提升
一、企业档案的作用
1、法律证据作用
2、责任认定作用
3、信息支持作用
4、文化积累与承传作用
二、企业档案意识创新
1、认识档案意识的个性化特征,强化档案利益关系,选准工作入手点。
2、深化档案意识的法治化趋势,明确企业档案工作的根本目的,确定档案人员的法定权力和职业道德界限。
3、提出档案意识的资源配置化发展方向,全方位为企业各项工作服务。
三、企业档案人员的基本职责
国家《企业档案工作规范》规定:
档案人员要求
1.档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。
2.档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。
3.档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。
4.档案人员应定期接受档案业务培训。
郭沫若《题赠档案馆》
前事不忘后事师,自来坟典萃先知。
犹龙柱下窥藏史,呼凤舆前听诵诗。
国步何由探轨迹,民情从以识端倪。
上林春讯人间满,剪出红梅花万枝。
企业档案人员的工作精力分配:
40% 业务协调(包括了解主业,业务学习,业务沟通,归档指导,档案价值认定,网络管理等)
30% 建章立制(包括熟悉工作流程,清理文件数据基础,制定制度标准,宣贯,修订,统计等)
20% 档案服务(包括编制检索工具,查档,办理利用手续,深度开发等)
10% 库房管理(包括档案接收进库,库内工作,安全管理等)
 

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