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办公自动化基础教程ppt

  • 素材大小:11.98 MB
  • 素材授权:免费下载
  • 更新时间:2017-01-26
  • 素材类别:高校大学PPT
  • 素材上传:bianji4
  • 素材格式:.ppt
  • 关键提要:自动化
  • 素材版本:PowerPoint2003及以上版本(.ppt)
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这是一个关于办公自动化基础教程ppt,主要介绍了办公自动化的作用、办公软件概述、电脑及外设、电脑基本使用方法等内容。欢迎点击下载哦。

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办公自动化基础教程ppt 办公自动化基础教程ppt

PPT内容

第1章    办公自动化基础
办公自动化基础
办公自动化的作用
办公软件概述
办公软件概述
 常用的办公软件   
电脑及外设
电脑及外设
电脑及外设
电脑及外设
2.主板
主板是电脑中最重要的部件之一,是整个电脑内部结构的基础,负责连接其他配件,协调他们的工作。
主板主要由以下几部分组成:
①芯片组
②CPU插座。
③内存条插槽:
④、各类板卡插槽:
⑤数据线接口:
⑥键盘、鼠标、打印机等接口:
⑦USB通用接口:
⑧BIOS芯片(Basic Input/Output System)
⑨电源 开关 硬盘灯 电源灯 SPAKE喇叭 等接点
电脑及外设
电脑及外设
3.内存
内存是内存储器的简称,是计算机的基本硬件之一 。
内存主要包括以下种类:
① RDRAM(Rambus DRAM,高频动态随机存取存储器)
②SDRAM(Synchronous DRAM,同步动态随机存取存储器)
③DDR SDRAM(Double Data Rate二倍速率同步动态随机存取存储器)
④DDRII (Double Data Rate Synchronous DRAM,第二代同步双倍速率动态随机存取存储器)
电脑及外设
4.外存
外存又称为外存储器,与内存相比,其存储容量大,存取速度慢,掉电后信息不会丢失,存储的是暂不使用,但需要长期保存的数据,常见的外存储器包括硬盘、软盘、光盘及U盘等。
电脑及外设
5.机箱和电源
机箱作为电脑主要配件的载体,其主要任务就是固定与保护配件。而电源的作用就是把市电(22OV 交流电压)进行隔离和变换 为计算机需要的稳定低压直流电。它们都是标准化、通用化的电脑外设。
电脑及外设
6.键盘
键盘是电脑中必备的输入设备之一,用户可以通过键盘输入字符或者控制命令。
按照键盘的工作原理和按键方式的不同,可以划分为四种:
⑴机械式键盘
⑵塑料薄膜式键盘
⑶导电橡胶式键盘
⑷电容式键盘 。
电脑及外设
7.鼠标
鼠标也是电脑的基本输入设备,使用它可以发出绝大多数的操作命令。按照鼠标的内部结构来分,可以分为机械鼠标、光电鼠标、无线鼠标和轨迹球四种。
电脑及外设
8.显卡和显示器
显卡全称是显示器适配卡,现在的显卡都是3D图形加速卡。它是连接主机与显示器的接口卡。
显示器和显卡一起构成了电脑的显示系统。显示器通过显卡和电脑相连,显卡通过显示器将各种信息展示在电脑用户面前 。
电脑及外设
9.声卡和音箱
声卡,也叫音频卡,是多媒体电脑的必要部件,它是计算机进行声音处理的适配器。它有三个基本功能:一是音乐合成发音功能;二是混音器(Mixer)功能和数字声音效果处理器(DSP)功能;三是模拟声音信号的输入和输出功能。声卡处理的声音信息在计算机中以文件的形式存储。
电脑及外设
电脑的接口主要有以下几类:
⑴PS/2接口
电脑中最为常见的接口,主要用于连接键盘和鼠标 。
⑵USB通用串行总线接口
目前流行的接口方式之一,最大的好处是可以同时连接几个、几十个、甚至上百个设备,并且具有独立的供电能力,可以与任何具有USB连接能力的设备相连
电脑及外设
⑶COM串行接口
分COM1、COM2两个接口,主要用于连接串行鼠标、调制解调器。
⑷LPT并行接口
该接口主要用于连接外部设备,如打印机、扫描仪等等。
⑸IEEE1394接口
具有最高可达400Mbps的传输率,是目前传输率最高的外设接口,主要用于连接数码摄像机等高速设备。
⑹音频接口
用来连接音频设备,如音箱、麦克风等。
⑺网卡接口
电脑及外设
常用外设的连接方法
电脑及外设
2.连接显示器
显示器与主机之间的连接线是15针的信号线,将显示器信号线的插头插在主板后的显卡的对应插口中后拧紧两侧的螺丝即可。
电脑及外设
3.连接音箱和麦克风
音箱和麦克风通过声卡与计算机相连,声卡有独立声卡与集成声卡两种,音频接口即集成声卡的接口,三个接口中红色的插孔为麦克风接口,其余的两个为音箱接口,连接时将音箱或者麦克风的插头插入到对应的插孔中即可。
4.连接网线
在构成局域网的电脑中都需要安装网卡,并且通过网线与网络连接,将网线的接头插入到网卡接口中即可。
4.连接打印机
按照打印机接口不同,可分为并行接口打印机和USB接口打印机两种。打印机一般有两条线,电源线和数据线,图1.26所示即并行接口打印机的数据线,将此数据线分别连接到电脑主机的LPT并行接口上和打印机的对应接口上即可。
电脑及外设
电脑基本使用方法
打开和关闭电脑
电脑开机很简单,连通电源后,先打开和主机相连的具有独立电源的外部设备的电源开关,再按下主机箱上的电源按钮,电脑即可启动。如果电脑中安装了操作系统如Windows等,则会自动启动该操作系统。
如果使用的是Windows操作系统,可执行系统的关机命令自动关闭电脑,如果电脑使用的是ATX电源,执行关机命令后会自动切断电源,如果使用的是AT电源,则用户还需在执行关机命令后手动切断电源。
电脑基本使用方法
笔记本电脑的使用
第2章  Windows XP使用基础
目录
2.1  操作系统概述
2.2  进入办公平台——Windows XP
2.3   桌面的基本操作
2.4  【开始】菜单简介
2.5  窗口的基本操作
2.6  设置显示属性
2.7  本章习题
2.1  操作系统概述
操作系统(Operating System,简称OS)
是电子计算机系统中负责支撑应用程序运行环境以及用户操作环境的系统软件,同时也是计算机系统的核心与基石。
它的职责常包括对硬件的直接监管、对各种计算资源(如内存、处理器时间等)的管理、以及提供诸如作业管理之类的面向应用程序的服务等。
常见的操作系统有:DOS,OS/2,Windows,Unix,Linux等。
2.1  操作系统概述
Windows 的特点
界面图形化
多用户、多任务
网络支持良好
出色的多媒体功能
硬件支持良好
众多的应用程序
2.2  进入办公平台——Windows XP
Windows XP是微软于2001年推出的操作系统,其中的“XP”是“experince”(体验)的缩写。根据微软的介绍,Windows XP是集Windows前期版本的所有优秀性能于一体的视窗操作系统,是微软迈向Microsoft.NET的重要一步。
2.2  进入办公平台——Windows XP
2.2.1  启动Windows XP
2.2  进入办公平台——Windows XP
2.2.2  Windows XP的桌面元素
2.2  进入办公平台——Windows XP
桌面图标
2.2  进入办公平台——Windows XP
任务栏
2.2  进入办公平台——Windows XP
2.2.3  退出Windows XP
注销
切换用户
注销
关机
待机
关闭
重新启动
2.3   桌面的基本操作
2.3.1  图标的基本操作
运行
建立快捷图标
删除图标
排列图标
重命名图标
2.3   桌面的基本操作
2.3.2  任务栏的基本操作
切换多任务
任务栏的大小及位置的改变
系统托盘区的常用图标
音量调节图标
输入法状态图标
时间图标
任务栏快捷菜单
2.3   桌面的基本操作
2.3.2  任务栏的基本操作
任务栏快捷菜单
工具栏
地址工具栏
链接工具栏
语言栏
桌面工具栏
快速启动工具栏
2.3   桌面的基本操作
2.3.2  任务栏的基本操作
任务栏快捷菜单
层叠窗口|横向平铺窗口|纵向平铺窗口
层叠窗口:把窗口按先后的顺序依次排列在桌面上,当用户在任务栏快捷菜单中选择【层叠窗口】命令后,桌面上会出现排列的结果,其中每个窗口的标题栏和左侧边缘是可见的,用户可以任意切换各窗口之间的顺序。
横向平铺窗口:各窗口并排显示,在保证每个窗口大小相当的情况下,使得窗口尽可能往水平方向伸展。
纵向平铺窗口:在排列的过程中,使窗口在保证每个窗口都显示的情况下,尽可能往垂直方向伸展。
2.3   桌面的基本操作
2.3.2  任务栏的基本操作
任务栏快捷菜单
属性
2.4   【开始】菜单简介
2.4.1  使用开始菜单
启动应用程序
打开文档
寻求帮助
搜索
2.4   【开始】菜单简介
2.4.2  【开始】菜单属性
【开始】菜单       经典【开始】菜单
2.4   【开始】菜单简介
2.4.3  自定义开始菜单
2.5   窗口的基本操作
2.5.1  窗口的组成
标题栏
菜单栏
工具栏
工作区域
滚动条
状态栏
窗口边框
2.5   窗口的基本操作
2.5.2  窗口的操作
打开窗口
移动窗口
改变窗口大小
最大化窗口
还原窗口
最小化窗口
滚动条操作
切换窗口
关闭窗口
2.5   窗口的基本操作
2.5.3  使用菜单栏
打开下拉菜单
执行菜单命令
撤消菜单
菜单命令左侧的选中  标记表示该命令正在执行。
菜单命令右侧可有以下标记:
省略标记     :表示该命令有相关对话框。
三角形标记    :表示该命令有下级子菜单。
快捷键标记 :如          ,表示该命令可以用快捷键执行。
菜单文字呈现灰色时,如           ,表示该命令当前不能使用。
2.6   设置显示属性
2.6   设置显示属性
2.6.1  更改桌面主题
选择一个不同的桌面主题
创建自己的桌面主题
删除桌面主题
2.6   设置显示属性
2.6.2  设置桌面背景
2.6   设置显示属性
2.6.3  设置屏幕保护
2.6   设置显示属性
2.6.4  设置Windows的外观
2.6   设置显示属性
2.6.5  调整屏幕分辨率和颜色质量
2.7   本章习题——填空
            是电子计算机系统中负责支撑应用程序运行环境以及用户操作环境的系统软件,同时也是计算机系统的核心与基石。
           是用户启动计算机登录到系统后看到的整个屏幕界面,Windows XP的桌面元素包括         和        。
退出Windows XP的方法有两种:      和       。
【开始】菜单有两种显示模式:                  和                  。
      是运行Windows应用程序时,系统为用户在桌面上打开的一个矩形工作区域。
2.7   本章习题
 一般的应用程序窗口是由       、       、       、
      、       、        和         等部分组成的。
单击【还原】按纽,可以将窗口恢复到原来的状态。窗口还原后,该按钮变为    按钮。
             是一组预定义的窗口元素,可帮助用户为自己的计算机赋予独特的外观。
            就是屏幕上显示的像素个数,分辨率越高,显示效果就越精细和细腻。            是指屏幕上所能显示的颜色的数量,数量越多,所显示的图像颜色就越丰富和细腻。            是指图像在屏幕上更新的速度,也即屏幕上的图像每秒中出现的次数,它的单位是         。
2.7   本章习题——选择
在Windows的窗口中,标题栏的右侧有【最大化】、【最小化】、【还原】和【关闭】按钮,其中不可能同时出现的两个按钮是(   )。
           A.【最大化】和【最小化】 
           B.【最小化】和【还原】
           C.【最大化】和【还原】 
           D.【最小化】和【关闭】
在Windows2000中,要重新排列桌面上的图标,首先应(   )
           A.右击桌面空白处
   B.右击【任务栏】空白处
           C.右击桌面上的图标  
           D.右击【开始】按钮
2.7   本章习题
 在下列有关Windows菜单命令的说法中,不正确的是(    )。
【A】带省略号(…)的命令执行后会打开一个对话框,要求用户输入信息
【B】命令前有符号(√)表示命令被选中
【C】当鼠标指向带符号()的命令时,会弹出一个子菜单
【D】命令项呈灰色,表示相应的程序被破坏
 如用户在一段时间(    ),Windows将启动执行屏幕保护程序。
【A】没有按键盘 
【B】既没有按键盘,也没有移动鼠标
【C】没有移动鼠标  
【D】没有使用打印机
2.7   本章习题
5. 在Windows中,桌面是指(  )
【A】电脑桌   
【B】活动窗口
【C】资源管理窗口 
【D】用户启动计算机登录到系统后看到的整个屏幕界面
6. 在Windows中,窗口的移动操作可以通过(   )实现。
【A】将鼠标指针指向窗口的标题栏,然后按住鼠标左键拖动
【B】将鼠标指针指向窗口的标题栏,然后按住鼠标右键拖动
【C】将鼠标指针指向窗口的标题栏,然后单击鼠标
【D】将鼠标指针指向窗口的标题栏,然后双击鼠标
2.7   本章习题
7. 下面关于Windows窗口中滚动条的叙述,(   )是不正确的
【A】通过单击滚动条上的滚动箭头可以实现单步滚
【B】通过拖动滚动条上的滚动框可以实现快速滚动
【C】滚动条有水平滚动条和垂直滚动条两种
【D】每个窗口上都具有滚动条
8. 在Widnows中,应用程序的菜单弹出以后,要恢复原状,则应(       )。
【A】在菜单区域内单击鼠标左键或右键
【B】在菜单区域内双击鼠标左键或右键
【C】在菜单区域外单击鼠标左键或右键
【D】鼠标指向菜单区域外
2.7   本章习题
9. Windows从软件归类来看属于(    )
【A】操作系统   
【B】应用软件
【C】文字处理软件  
【D】数据库
10. 在Windows中,窗口的标题栏位于窗口的(     )
【A】最底端    
【B】最顶端
【C】自由调整   
【D】以上都错
2.7   本章习题
11. 操作系统是一种(   )
【A】系统软件   
【B】软件和硬件的统称
【C】操作者所直接接触的硬件设备的总称
【D】操作者所用的软件的总称
12. 在Windows的窗口中,有关还原按钮的操作(   )是正确的。
【A】单击还原按钮可以将最大化后的窗口还原
【B】单击还原按钮可以将最小化后的窗口还原
【C】双击还原按钮可以将最大化后的窗口还原
【D】双击还原按钮可以将最小化后的窗口还原
2.7   本章习题
13. 通过拖放(  ),可以同时改变窗口的高和宽。
【A】窗口边框   
【B】窗口角
【C】菜单栏    
【D】滚动条
14. Windows应用程序中的某一菜单中的某条命令被选中后,该菜单右边又出现了一个子菜单,则该命令(  ) 。
【A】后跟“...”   
【B】前有“√”
【C】呈暗淡显示   
【D】后跟三角形符号
2.7   本章习题
15. 在windows中,可以为(     )创建快捷方式。
【A】任何文件和文件夹  
【B】可执行程序或程序组
【C】单个文件    
【D】程序文件和文档
16. 下面关于Windows的叙述中,正确的是(    )。
【A】Windows是分时操作系统
【B】Windows是多用户多任务操作系统
【C】Windows是单用户单任务操作系统
【D】Windows是单用户多任务操作系统
2.7   本章习题
17. 在Windows中,运行一个程序可以(         )。
【A】使用“开始”菜单中【运行】选项
【B】使用资源管理器
【C】使用桌面上已建立的快捷方式图标
【D】以上都可以
18. Windows的特点包括(            ) 。
【A】图形界面   
【B】多任务 
【C】即插即用   
【D】以上都对
2.7   本章习题
19. 在Windows中,(       )操作不能关闭应用程序
【A】单击应用程序窗口右上角的【关闭】按钮
【B】单击【任务栏】上的窗口图标
【C】单击【文件】菜单,选择【退出】命令
【D】按Alt+F4快捷键
20. 在Windows中,用鼠标选定连续文件的操作是(    )
【A】单击第一个文件,然后单击最后一个文件。
【B】单击第一个文件,然后双击最后一个文件。
【C】单击第一个文件,然后按住Shift键单击最后的文件。
【D】单击第一个文件,然后按住Ctrl键单击最后文件。
2.7   本章习题
21. 在Windows中,下面(    )操作可以关闭窗口
【A】单击最小化按钮   
【B】双击最小化按钮
【C】单击控制菜单按钮  
【D】双击控制菜单按钮
22. 在Windows中,有些文件的内容比较多,即使窗口最大化,也无法在屏幕上完全显示出来,此时可利用窗口(  )来阅读文件的内容
【A】窗口边框   
【B】控制菜单
【C】滚动条    
【D】最大化按钮
2.7   本章习题
23. 单击任务栏上非当前任务按钮可以(  )
【A】移动该按钮对应的窗口  
【B】关闭该按钮对应的窗口
【C】删除该按钮对应的窗口  
【D】使该按钮对应的窗口成为当前窗口
24. Windows桌面图标能按(  )、类型、大小和日期顺序进行排列
【A】名称  【B】属性
【C】地点  【D】任务
25. 关于Windows的桌面,下列说法不正确的是(  )
【A】可以把桌面最小化   
【B】可以任意排列桌面上的图标
【C】可以设置桌面背景   
【D】桌面总是占据整个屏幕
2.7   本章习题——问答题
简要叙述屏幕保护程序、屏幕分辨率、颜色方案的含义和作用。
2.7   本章习题——上机练习
对给定的练习窗口进行最大化,最小化和关闭操作,以及随意调整窗口的大小和位置。
在D:\TEMP下打开创建快捷方式对话框,为画图建立快捷方式图标,并将图标命名为画图。(浏览参考路径为:C:\WINDOWS,图标名为pbrush)
将当前日期设置为2008年8月8日;时间设置为下午8:51。
给显示器设置屏幕保护程序。
打开Windows帮助和支持,查看里面的内容,试着搜索有疑问的问题。
第3章  Windows XP的 文件管理和磁盘管理
目录
3.1  文件管理
3.2  磁盘管理
3.3  本章习题
3.1  文件管理
3.1.1  文件和文件夹
文件和文件夹的含义
文件和文件夹的属性
 文件夹选项
资源管理器
3.1  文件管理
文件和文件夹的含义
文件就是用户赋予了名字并存储在磁盘上的信息的集合,它可以是用户创建的文档,也可以是可执行的应用程序或一张图片、一段声音等。
文件夹是系统组织和管理文件的一种形式,是为方便用户查找、维护和存储而设置的,用户可以将文件分门别类地存放在不同的文件夹中。在文件夹中可存放所有类型的文件和下一级文件夹、磁盘驱动器及打印队列等内容。
Windows中采用树形文件结构
3.1  文件管理
文件和文件夹的属性
“只读”属性:具备该属性的文件或文件夹不允许更改和删除;
“隐藏”属性:具备该属性的文件或文件夹在常规显示中将不被看到;
“存档”属性:具备该属性的文件或文件夹已存档,有些程序用此选项来确定哪些文件需做备份。
3.1  文件管理
文件和文件夹的属性
【文件属性】对话框
3.1  文件管理
文件和文件夹的属性
【文件夹属性】对话框
3.1  文件管理
文件夹选项
3.1  文件管理
文件夹选项
3.1  文件管理
资源管理器
3.1  文件管理
3.1.2  选择文件和文件夹
选择单个文件和文件夹
选择多个文件和文件
选择连续的多个文件时,先单击要选择的第一个文件,再按住【Shift】键单击要选择的最后一个文件,这样包括在两个文件之间的所有文件都被选中,呈反相显示。
选择不连续的多个文件时,先选择要选的第一个文件,再按住【Ctrl】键,逐个单击要选择的其他文件。如发现选错了文件,可按住【Ctrl】键不动,用鼠标再次单击选错的文件,即可取消选中该文件。
3.1  文件管理
3.1.3  复制与移动文件和文件夹
移动文件和文件夹
移动文件和文件夹是指将选中的文件和文件夹从一个地方移动到另外一个地方。
复制文件和文件
复制文件和文件夹是指将选择的文件和文件夹从一个地方复制到另外一个地方。复制后,原文件同时存在在原来的地方和新的地方。
3.1  文件管理
3.1.4  删除文件和文件夹
删除文件和文件夹是指将不需要的文件和文件夹从磁盘上删除掉,分为一般删除和永久删除。一般删除的文件和文件夹并没有被从磁盘上删除掉,它们存放在回收站里,在需要的时候可以还原,而永久删除的文件和文件夹则不能从回收站中还原。
3.1  文件管理
3.1.5  新建文件和文件夹
3.1  文件管理
3.1.6  重命名文件和文件夹
文件名和文件夹名是用户识别、记忆文件和文件夹内容的重要依据,因此给文件和文件夹起一个明确而又容易记忆的名字是非常重要的。用户可以通过对文件和文件夹重命名,来修改不理想的文件和文件夹名称。
注意:
有些程序不能支持过长的文件名。不支持长文件名的程序仅限使用八位字符。文件名不能含有以下字符:\ / : * ? " < > |。
不能更改系统文件夹的名称,如Documents and Settings、Windows或System32。它们是正确运行Windows所必需的。
3.1  文件管理
3.1.7  使用回收站
回收站提供了删除文件或文件夹的安全空间。从硬盘删除任何项目时,Windows将该项目放在“回收站”中,同时“回收站”的图标从空更改为满。从软盘或网络驱动器中删除的项目将被永久删除,并且不能发送到回收站。
回收站中的项目将保留直到用户决定从计算机中永久地将它们删除。这些项目仍然占用硬盘空间并可以被恢复或还原到原位置。当回收站充满后,Windows自动清除“回收站”中的空间以存放最近删除的文件和文件夹。
如果运行的硬盘空间太小,请始终记住清空“回收站”。也可以限定“回收站”的大小以限制它占用硬盘空间的大小。
Windows为每个分区或硬盘分配一个“回收站”。如果硬盘已经分区,或者如果计算机中有多个硬盘,则可以为每个“回收站”指定不同的大小。
3.1  文件管理
3.1.7  使用回收站
删除或还原回收站中的文件
在桌面上,双击【回收站】图标,打开【回收站】窗口。
要还原某个项目,请右键单击该项目,然后单击【还原】。 还原“回收站”中的项目将使该项目返回其原来的位置。如果还原已删除文件夹中的文件,则该文件夹将在原来的位置重建,然后在此文件夹中还原文件。
要一次还原多个项目,请按下【CTRL】键,然后单击要还原的每个项目。在完成选择要还原的项目后,单击【文件】菜单上的【还原】。
要恢复所有项目,请在【编辑】菜单上,单击【全部选定】,然后在【文件】菜单上,单击【还原】。
要删除项目,请用鼠标右键单击该项目,然后单击【删除】。
要删除所有项目,请单击【文件】菜单上的【清空回收站】。
3.1  文件管理
3.1.7  使用回收站
清空回收站
在桌面上,双击【回收站】图标,在【文件】菜单上,单击【清空回收站】。需要注意的是,【清空回收站】会删除所有项目。
如果只想删除回收站中的某些项目,请按住【CTRL】并单击要删除的每个项目。在完成选择要删除的项目后,单击【文件】菜单上的【删除】。
3.1  文件管理
3.1.7  使用回收站
回收站的属性
3.1  文件管理
3.1.8  压缩和解压缩文件
压缩文件、文件夹和程序可以减小其大小,并可减小它们在驱动器或可移动存储设备上所占用的空间。驱动器压缩可以减小存储在该驱动器上的文件、文件夹所占用的空间。
Windows支持两种压缩类型:NTFS压缩和使用“压缩(zipped)文件夹”功能的压缩。
3.1  文件管理
3.1.8  压缩和解压缩文件
1. NTFS压缩
如果没有NTFS驱动器,则该选项不可用。要确定驱动器是否已格式化为NTFS,请打开【我的电脑】,右键单击某驱动器,然后单击【属性】,在【常规】选项卡中将显示当前文件系统。
3.1  文件管理
3.1.8  压缩和解压缩文件
2.压缩(zipped)文件夹
使用“压缩(zipped)文件夹”功能压缩的文件和文件夹可以在FAT和NTFS驱动器上都保持压缩特性。
3.2  磁盘管理
用户的文件和文件夹都是存储在计算机的磁盘上的,在日常使用过程中,用户可能会非常频繁地进行应用程序的安装、卸载,文件的移动、复制、删除等多种操作,而这样操作过一段时间后,计算机硬盘上将会产生很多磁盘碎片或大量的临时文件等,致使运行空间不足,程序运行和文件打开变慢,计算机的系统性能下降。因此,用户需要定期对磁盘进行管理,以使计算机始终处于较好的状态。Windows XP在磁盘管理方面提供了强大的功能支持,用户可以使用功能强大的磁盘管理工具对本地磁盘进行各种操作 。
3.2  磁盘管理
3.2.1  查看磁盘属性
3.2  磁盘管理
3.2.1  查看磁盘属性
3.2  磁盘管理
3.2.2  格式化磁盘
格式化是在磁盘中建立磁道和扇区,磁道和扇区建立好之后,电脑才可以使用磁盘来储存数据。
格式化分为高级格式化(high-level format)和低级格式化(low-level format)两种。
格式化的动作通常是在磁盘的开端写入启动扇区(boot sector)的数据、在根目录记录磁盘标签(volume label)、为文件分配表(FAT)保留一些空间,以及检查磁盘上是否有损坏的扇区,若有的话则在文件分配表标上损毁的记号,表示在该扇区不用来储存数据。
若未特别指明,格式化一般指的都是高级格式化。
3.2  磁盘管理
在对磁盘进行格式化时,需在【文件系统】下拉列表中指定格式化的文件系统。
文件系统指的是在操作系统中,在其中命名、存储、组织文件的综合结构。NTFS、FAT和FAT32都是文件系统的类型。
文件分配表(FAT)
MS-DOS和其他基于Windows的操作系统用来组织和管理文件的文件系统。当用户通过使用FAT或FAT32文件系统格式卷时,文件分配表 (FAT) 是 Windows 创建的数据结构。Windows 在 FAT 中存储关于每个文件的信息,这样它就可以在以后检索文件。
FAT32
文件分配表(FAT)文件系统的派生文件系统。FAT32比 FAT支持更小的簇和更大的卷,这就使得FAT32卷的空间分配更有效率。
NTFS文件系统
提供性能、安全性、可靠性和在所有FAT版本中都没有的高级功能的高级文件系统。例如,NTFS通过使用标准的事务处理记录和还原技术来保证卷的一致性。如果系统出现故障,NTFS将使用日志文件和检查点信息来恢复文件系统的一致性。在Windows 2000和Windows XP中,NTFS还可以提供诸如文件和文件夹权限、加密、磁盘配额和压缩这样的高级功能。
3.2  磁盘管理
3.2.3  更改驱动器名和路径
3.3  本章习题——填空
         是用户赋予了名字并存储在磁盘上的信息的集合,它可以是用户创建的文档,也可以是可执行的应用程序或一张图片、一段声音等。
         是系统组织和管理文件的一种形式,是为方便用户查找、维护和存储而设置的。
 在Windows中,如果要将文件夹或文件改名,可选中该文件夹或文件,右击鼠标,在出现的快捷菜单中选取         命令,再输入新的文件名,按回车确认。
                是Windows系统提供的资源管理工具,可以用它查看本台电脑的所有资源,特别是它提供的     形文件系统结构,使用户能更清楚、更直观地认识电脑的文件和文件夹。
           提供了删除文件或文件夹的安全空间。
3.3  本章习题
Windows支持两种压缩类型:       压缩和使用         .
                 压缩。
 磁盘的属性包括磁盘的        、        、        、        等。
 磁盘的           可以跟踪以及控制磁盘空间的使用,可以在用户超过所指定的磁盘空间限额时,阻止进一步使用磁盘空间和记录事件或者在用户超过指定的磁盘空间警告级别时记录事件。
格式化分为两种:               和              。
             指的是在操作系统中,在其中命名、存储、组织文件的综合结构。
常见的文件系统的类型有:        、        、        等。
3.3  本章习题——选择
1. 在Windows中,复制文件时可使用的鼠标操作是(  )。
【A】拖曳   【B】Shift+拖曳
【C】Ctrl+拖曳  【D】Ctrl+P
2. 以下有关Windows删除操作的说法,不正确的是(  )。
【A】从网络位置删除的项目不能被恢复
【B】直接用鼠标将项目拖到回收站的项目不能被恢复
【C】超过回收站存储容量的项目不能被恢复
【D】从3.5英寸磁盘上删除的项目不能被恢复
3.3  本章习题
3. Windows文件系统的组织形式属于(  )文件夹结构。
【A】关系形   【B】层次形
【C】树形   【D】线形
4. 在Windows中,文件名可以使用(  )。
【A】字母   【B】汉字
【C】?    【D】空格
3.3  本章习题
5. 在Windows的“资源管理器”窗口中,选定文件或文件夹后,下列不能修改文件或文件夹名称的操作是(  )
【A】在"文件"菜单中选择"重命名"命令,然后键入新文件名再按回车键。
【B】用鼠标左键单击文件或文件夹名称,然后键入新文件名再按回车键。
【C】用鼠标右键单击文件或文件夹名称,从弹出的快捷菜单中选择"重命名"然后键入新文件名再按回车键。
【D】用鼠标左键单击文件或文件夹的图标,然后键入新文件名再按回车键。
6. 对文件的确切定义应该是(    )
【A】记录在磁盘上的一组相关命令的集合。
【B】记录在磁盘上的一组相关程序的集合。
【C】记录在存储介质上的一组相关数据集合。
【D】记录在存储介质上的一组相关信息集合。
3.3  本章习题
7. 在Windows中,正常状态下,以鼠标的右键单击一个对象时,会(      )。
【A】弹出该对象的快捷菜单   
【B】打开该对象
【C】关闭该对象
【D】没有任何反映
8. 在Windows的“资源管理器”窗口中,左边显示的是   
【A】所有未打开的文件夹
【B】系统的树形文件夹结构
【C】打开的文件夹下的子文件夹及文件  
【D】所有已打开的文件夹
3.3  本章习题
9. 在Windows桌面上,不能打开“资源管理器”的操作是(  )
【A】用鼠标右键单击“我的电脑”图标,然后从菜单中选
【B】用鼠标右键单击【开始】菜单,从弹出菜单中选
【C】用鼠标左键单击【开始】菜单,从下级菜单中选
【D】用鼠标左键双击【我的电脑】图标,从窗口中选
10. 在【我的电脑】窗口中,选定要查看的C盘,单击右键,在快捷菜单中选择【属性】命令,则在【属性】对话框中不能查看的是(  )
【A】标号和类型    
【B】磁盘容量
【C】已用空间和可用空间  
【D】文件目录
3.3  本章习题
11. 关于Windows文件的说法中,不正确的是(  )
【A】同一目录中允许有不同名但内容相同的文件
【B】同一目录中允许有不同名且不同内容的文件
【C】同一目录中允许有同名但不同内容的文件
【D】不同目录中允许出现同名同内容的文件
12. 在Windows中,恢复被误删除的文件应使用(  )
【A】我的电脑   
【B】文档
【C】设置    
【D】回收站
3.3  本章习题
13. 在资源管理器中要选定若干个相邻的文件,就应先按下(  )键不放,再分别单击第一个和最后一个待选的文件。
【A】Ctrl   【B】Shift
【C】Tab   【D】Alt
14. 在Windows资源管理器文件夹树前符号“+”和“-”,的说法中,正确的是(  )
【A】“-”表示可以删除该文件夹中的子文件夹
【B】“+”表示可以展开该文件夹,“-”表示可以折叠该文件夹
【C】“+”表示可以在该文件夹中建立子文件夹
【D】“+”表示该文件夹中有子文件夹,“-”表示该文件夹中没有子文件夹
3.3  本章习题
15. 在Windows资源管理器中要选定若干个不相邻的文件,就应先按下(  )键不放,再依次单击各个待选的文件。
【A】Ctrl   
【B】Shift
【C】Tab   
【D】Alt
3.3  本章习题——问答题
简单介绍NTFS、FAT、FAT32文件系统的特点。
简要叙述文件名命名的注意事项。
3.3  本章习题——上机练习
打开资源管理器,在D盘下新建一个文件夹,命名为“TEMP”,再将它放入回收站,关闭资源管理器。
清空回收站。
查看D盘的磁盘空间、可用空间。
对D盘进行磁盘清理、碎片整理。
第4章   汉字输入
办公自动化基础
指法基本练习
认识键盘       
指法基本练习
认识键盘       
指法基本练习
①打字机键区
此键区中一部分是26个英文字母、数字、标点符号、特殊符号、空格键等字符键;另一部分是表格键Tab、大写锁定键Caps Lock、转换键Shift键、切换键Alt、退格键←、回车键Enter等功能键。
②功能键区
由最上面的F1~F12、逃逸键Esc、屏幕打印键Print Screen键、显示内容卷动键Scroll Lock、暂停键Pause等组成。
③编辑键区
中间偏右的部分,有上下左右四个方向键、插入键(Insert)、删除键(Delete)及翻页键(Page Up、Page Down)等键组成。该键区的键是起编辑控制作用的,诸如:文字的插入删除,上下左右移动翻页等。
④数字键区
数字键区的键其实和打字键区、编辑键区的某些键是重复的,那为什么还要设置这么一个付键区呢?这主要是为了方便集中输入数据,因为打字键区的数字键一字排开,大量输入数据很不方便,而数字键区数字键集中放置,可以很好地解决这个问题。
指法基本练习
常用键的使用方法
指法基本练习
录入的基本指法
指法基本练习
录入的基本指法
指法基本练习
3.按键指法
智能ABC输入法
智能ABC输入法(又称标准输入法)是Windows95/98/2000/XP中自带的一种汉字输入方法,它简单易学、快速灵活,受到用户的青睐。
智能ABC输入法主要功能和的特点如下:
1.内容丰富的词库
2.允许输入长词或短句
3.自动记忆功能
4.强制记忆
5.频度调整和记忆
6.中文输入中输入英文
智能ABC输入法
智能ABC输入法的选择
智能ABC输入法
全拼输入
智能ABC输入法
双打输入
智能ABC输入法
韵母定义表
智能ABC输入法
笔形输入
智能ABC输入法
如输入独体字(前为汉字,后为编码):长—3164、石—138、上—211、人—34、主—41、刀—53、女—631、士—71、中—82、的—3。
如输入合体字(前为汉字,后为编码):城—71135、锟—311816、炼—433165、魔—41338、雪—1455、谨—467218、谓—4687、薪—724143、嚯—81453。
除了纯笔形输入以外,还可以采用音形输入。即文字的发音和字形特点相结合。如:输入“长”,可以键入chang3,按空格键。
智能ABC输入法
输入技巧
五笔字型输入法
汉字的基本结构
五笔字型输入法
4. 汉字的部位结构
基本字根按一定的方式组成汉字,在组字时这些字根之间的位置关系就是汉字的部位结构。
(1)单体结构 由基本字根独立组成的汉字。
(2)左右结构 左右结构的字由左右两部分或左中右三部分构成。
(3)上下结构 上下结构的字由上下两部分或自上往下几部分构成。
(4)内外结构 汉字由内外部分构成。
5.汉字的字型信息
在五笔字型输入法中,为获取的字型信息,把汉字字型信息分成三类:
1型: 左右部位结构的汉字,例如:明、响、构等。虽然“构”的右边“勾”是两个基本字根按内外型组合成的,但整字仍属于左右型,这种分类主要是根据汉字的偏旁部首位置来进行的。
2型: 部位结构是上下型的字,例如:昌、感、萎、巍等。同左右型一样,像“巍”这类字虽然下面的“魏”是按左右型组合成的,但整字仍是上下型。
3型: 称为杂合型。包括单体结构和内外结构的汉字,也就是没有明显下下和左右结构特点的汉字。
五笔字型输入法
五笔字型键盘上字根分布及分类     
五笔字型输入法
五笔字型输入法
五笔字型输入法
五笔字型输入法编码规则
五笔字型输入法
2、键名汉字的编码规则
五笔字型中规定的键名汉字共有25个,“王土大木工目日口田山禾白月人金言立水火之已子女又纟”
25个键名汉字与25个字母键相应,这些字的编码相当简单,它们的编码就是4个所在字母键字母,如:“言”字的编码为“YYYY”,“纟”字的编码为“XXXX”,等等。输入键名汉字时,只要连续击四次该字所在的字母键即可。
3、成字字根的编码规则
在五笔字型字根键盘的每个字母键上,除了一个键名字根外,还有一些其它类型的字根。有些字根其本身就是一个汉字,这样的字根称为成字字根。成字字根的编码是按下面公式进行的:
键名码+首笔码+次笔码+末笔码
当成字字根仅为两笔时,编码只有三码,公式为:
名码+首笔码+末笔码
五笔字型输入法
五笔字型输入法
五笔字型输入法
关于末笔画还有如下规定,这些规定使取码更为简单,明确。
⑴末字根为“力”、“刀”、“九”、“七”等时,一律认为末笔画为折。
⑵“进”、“逞”、“选”等字,不以“走之”的末笔为末笔(书写时确实是末笔,但这样末笔都一样,减少了识别信息量,约定以去掉“走之”部分后的末笔整个字的末笔来构造识别码。进、逞、远的识别码应分别为:23,K;13,D;53,V。当以“走之”末笔为末笔时,则识别码都相同,为43。
⑶“我”、“戋”,成等字的末笔取“丿”。
5、简码
为了提高输入速度,五笔字型方案还设计了简码输入,它将常用汉字只取其前边的一个、两个或三个字根构成,因为“识别码”总是在全码的最后位置,所以简码的设计不但减少了击键次数,而且省去了部分汉字的“识别码”的判别和编码,给击键带来了很大方便。
五笔字型输入法
简码汉字共分三级:
⑴一级简码
五笔字型中,根据每个字母键上的字根形态特征,每键安排一个最为常用的高频汉字,这类字共25个,它们的编码只有一位,输入时只要击键一次再加一次空格键即可。这些高频字及其编码如下:
一 G 地 F 在 D 要 S 工 A
上 H 是 J 中 K 国 L 同 M  
和 T 的 R 有 E 人 W 我 Q
主 Y 产 U 不 I 为 O 这 P
民 N 了 B 发 V 以 C 经 X
⑵二级简码
二级简码是指编码时取单字全码的前两个字根代码。二十五个键位代码,其两码组合共计有25*25=625个编码。也就是说,用两位码可以给与625个汉字编码。五笔字型就选取使用频率较高的600多个汉字与这些对应,这些编码就成为这些汉字的简码。
五笔字型输入法
⑶三级简码
三级简码由一个汉字的前三个字根组成,只要一个汉字的前三个字根码在整个编码体系中是唯一的,一般都作为三级简码,三个字母可以组成的编码数是:25*25*25=15625个。实际上,在国际基本集的5763个汉字中,有三级简码的汉字有4400多个。要输入这些汉字,只要依次键入这三个字根代码,再加上空格键即可。这样看上去似乎击键次数仍为四键,并没有减少,但是由于省略了前三个字根之后的字根判定或者交叉识别代码的判定,则可达到提高编码速度,进而达到提高输入速度的目的。
五笔字型输入法
⒈二字词的编码
二字词在汉语词汇中占有相当大的比重。二字词的编码由所含的两个汉字各取前两个字根码组成,即每个汉字按书写顺序取前两个字根来进行编码。如:
机器:木 几 口 口 SMKK
计算:言 十 竹 目 YFTH
⒉三字词的编码
三字词的编码与二字词的编码类似 ,只不过它的编码是由前两个汉字的第一个字根码和后一个汉字的前两个字根码构成。如:
计算机:言 竹 木 几 YTSM
⒊四字词的编码
四字词的编码是由每个汉字的前一字根码组成,共四码,例如
巧夺天工:工 大 一 工  ADGA
⒋多字词的编码
多字词是指构成词的单个汉字数超四个,多个词的编码按“一、二、三、末”的规则,即分别取第一、第二、第三及最末一个汉字的第一个字根码来构成的编码。例如:
中华人民共和国:口 亻 人 国  KWWL
使用微软拼音输入法
⑴打开微软拼音输入法
在语言栏上单击键盘按钮,然后在菜单中选择微软拼音输入法 2003。
微软拼音输入法的状态条将出现在语言栏上,
使用微软拼音输入法
⑶修改转换结果
微软拼音输入法的大多数自动转换都是正确的,但错误不能避免。对于那些错误转换,可以在输入过程中进行更正,挑选出正确的候选;也可以在输入整句话之后进行修改。
⑷确认输入
如果输入窗口中的转换内容全都正确,按空格或者回车确认。
下划线消失,输入的内容传递给了编辑器。
使用回车,当前输入窗口中的所有内容,包括转换后的汉字以及未经转换的拼音全都被确认。
使用空格,如果当前光标在输入窗口的最后并且所有拼音都转成了汉字,则输入窗口的内容被确认。
输入标点符号和使用软键盘
全角和半角
输入标点符号和使用软键盘
中、英文标点符号
输入标点符号和使用软键盘
使用软键盘
办公自动化技术教程
     第5章   Word2003字处理软件的使用
【本章要点】
      通过本章的学习,可以掌握Word2003的一些技巧性操作,学会使用Word2003进行文本处理,例如设置字符格式和段落格式、绘制图形、插入图片和艺术字等操作。除此以外还将掌握Word2003文档中基本的格式编排以及图文混排,在文档中插入各种对象。例如自绘图形、艺术字、文本框等。
第5章 Word2003字处理软件的使用
5.1   文本操作
5.2   排版技术
5.3   图的操作
5.4   表格
5.5   表格和文本相互转换
5.6   打印Word文档
      5.1       文本操作
5.1. 1启动和退出Word 2003
5.1. 2操作界面
5.1. 3新建Word文档
5.1. 4文档编辑
5.1. 5文档查看
5.2      排版技术
5.2. 1改变文字
5.2. 2调整段落
5.2. 3添加编号和项目符号
5.2. 4添加边框和底纹
5.2. 5设置页面格式
5.2. 6分栏排版
5.2. 7样式
5.2. 8模板
5.2. 9撤消与恢复操作
5.2. 10查找与替换文本
5.2. 11页眉和页脚
5.3    图的操作
5.3. 1插入图片
5.3. 2绘制自选图形
5.3. 3插入剪贴画
5.3. 4插入艺术字
5.3. 5插入文本框
5.4    表格
5.4. 1表格的创建和删除
5.4. 2更改表格结构
5.4. 3设置表格格式
5.4. 4表格的边框和底纹
5.4. 5设置标题行重复
5.5   表格和文本相互转换
5.5. 1将表格转换为文本
5.5. 2将文本转换为表格
5.6   打印Word文档
5.6. 1预览打印效果
5.6. 2打印文档
5.1       文本操作
2.退出Word 2003
     单击文件菜单中的关闭命令。
     单击窗口右上角的关闭控制按钮。
     单击文件菜单中的退出命令。
   ALT+F4可以关闭当前窗口。
5.1. 2操作界面
         Word 窗口由标题栏、控制菜单图标、最大化、最小化和关闭按钮、菜单栏、工具栏、状态栏、工作区等组成。
1、标题栏
  位于窗口左上角,说明文档的名字
2、菜单栏
  各种菜单和文档控制图标
3、工具栏
   由许多图标组成,通常显示【常用】和【格式】两工具栏
【常用】和【格式】工具栏图示
4、状态栏
      状态栏在界面的最下面,其上显示当前操作的各种信息
5、窗口控制按钮
  位于窗口右上角的三个按钮,分别为: 
【最小化】按钮 、【还原】按钮、 【关闭】按钮
6、标尺
   使用标尺可以调整段落缩排方式、制表位、左右边界位置及表格的栏宽等。标尺分为水平标尺和垂直标尺
7、滚动条
    滚动条中的方形滑块指示出插入点在整个文档中的相对位置。滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条
8、工作区
            工作区是Word中进行文字处理的区域,它其实是一个文档窗口,其中有一个不断闪动的光标,称之为插入点。当输入文字时,文字会出现在插入点处,插入点会后移,当要对已有文字进行修改时,可以将插入点移到修改处,然后对其进行修改。在工作区的右侧和下边有垂直滚动条和水平滚动条,用它可以对工作区中的文字进行滚动,以查看文档窗口外的文字。在工作区的左侧和上边有垂直标尺和水平标尺,用它可进行一些格式化操作。
9、视图与视图按钮
   在 Word 2003中 ,常见的视图有普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图、打印预览视图和文档结构视图。一般可以通过常用的五种视图按钮进行视图转换。
补充
关闭Word的方法与关闭Windows的其它窗口的方法一样,主要有以下几种方法:
用鼠标单击Word窗口右上角的关闭按钮。
按Alt+F4快捷键。
双击Word窗口的控制菜单图标。
执行【文件】菜单下的【退出】命令。
按Ctrl+Alt+Del组合键,来结束当前运行的Word程序。
5.1. 3新建Word文档
   1、Word 文档的类型
    Word中编辑的文件我们一般称之为文档。在介绍如何新建Word文档之前,先了解一下Word 文档的类型有如下四种:空白文档 、Web文档 、模板文档 和电子邮件。
2、新建Word文档
(1)新建一个空文档
  【文件】→【新建】或单击“常用”工具栏上“新建”图标。
(2)新建一个特殊格式的空文档
  新建这些文档时Word已经先给用户写好格式,用户只要填写自己的内容进去就可以了。
新建文档图示
5.1. 4文档编辑
1.插入文档
   插入文档是用于把另一文档的内容写入到当前正在编辑的文档的插入点处。
   主要用到【插入】菜单中的【插入文件】命令 。
【插入文件】对话框图示
2.输出文档
  输出文档是用于把当前正在编辑的文档以某种格式输出,这些格式包括 Word 97或以前版本的文档、RTF、TXT、HTML、WordPerfect 5.X等。
   主要用到【文件】菜单中的【另存为】命令。
2.保存文档
  用户输入和编辑的文档只有保存在外存储器,例如硬盘或U盘上才能够长时间存在,如果不存盘,那么关掉计算机电源时,就会造成输入信息的丢失。因此,必须要进行文档的保存。
   主要用到【文件】菜单中的【保存】命令。如果用户是第一次存盘,系统则会弹出【另存为】对话框。
5.1.5文档查看
打开文档进行文档的查看是Word进行文档编辑的最基本操作。文档的查看具体操作步骤如下:
  ①单击【文件】菜单中的【打开】命令,在弹出的【打开】对话框中单击查找范围的下拉式按钮,弹出下拉式列表框,从中选择存放文档的驱动器或文件夹;
  ②如果文档不是.doc类型,则单击文件类型的下拉式按钮,从弹出的列表框中选择合适的文档类型。
  ③在矩形的文件名列表框中,单击要打开的文档名。
 ④单击【打开】按钮即可。
5.2    排版技术
【符号】对话框图示
2.文本块操作
  (1)文本块选定
  (2)文本块移动
  (3)文本块复制
  (4)文本块删除
3.设置字符格式
   字符格式也称为字符属性,是指一个字符的字体、大小、颜色、是否加粗等。  
   进行字符格式设置的工具有两种:格式工具栏和字体设置对话框。
   或者用【格式】菜单中的【字体】命令。
【字体】对话框图示
设置字符格式 主要有:
   (1)字体设置
   (2)字形设置
   (3)字号设置
   (4)修饰文字
【段落】对话框图示
【项目编号和项目符号 】 对话框图示
【样式和格式】、 【新建样式】图示
【修改样式】图示
【新建文档】、 【模板】图示
【查找与替换】图示
5.3       图的操作
【插入图片】图示
5.3. 2  绘制自选图形
5.3. 3   插入剪贴画
5.3. 4   插入艺术字
编辑艺术字的工具
5.3. 5   插入文本框
5.4       表格
5.5   表格和文本相互转换
5.6   表格和文本相互转换
第6章  Excel 2003电子表格制作
6.1  Excel 2003的启动和退出
启动Excel 2003中文版的方法很多,常用的有:
(1)从开始菜单启动:单击【开始】|【程序】|【Microsoft Office Excel 2003】|【Excel 2003】命令。
(2)用已有的Excel文档启动:单击已存在的Excel电子表格文件,同时也打开了该文件。
(3)从桌面快捷方式图标启动:如果桌面上有Excel 2003快捷方式图标,则双击该图标。
6.1.2  Excel 2003 窗口介绍
标题栏:用于显示当前使用的应用程序名称和工作簿名称。
菜单栏:Excel 2003的命令集合,几乎所有的Excel 2003命令都可以从菜单栏中选择执行。
常用工具栏:Excel 2003编辑过程中最常用的工具集。工具栏中的每个小按钮都对应一种操作。例如:单击【新建】按钮,就可创建一个新的工作簿。
格式工具栏:Excel 2003中常用的编排工具集之一。包括字体格式设置、对齐格式设置、数字格式、缩进量、边框样式和颜色设置等工具。
编辑栏:位于 Excel 窗口顶部的条形区域,用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。编辑栏的名称区与编辑区中有 “×”、“√”、“fx”三个按纽,分别表示取消、确认和插入函数操作。
行、列标题:用来定位单元格,例如:A1代表第1行,A列。其中行标题用数字显示,列标题用英文字母表示。
工作表格区:用来记录数据的区域。
状态栏:位于底部,可提供有关选择命令或操作进程的信息。
工作表标签:用于显示工作表的名称,单击工作表标签将激活相应的工作表。
水平、垂直滚动条:用来在水平、垂直方向改变工作表的可见区域。
任务窗格:任务窗格相当一本Excel的操作手册,它包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”等11项,单击任务窗格右上角“▼”符号从拉列表框中选择。通过快捷键Ctrl+F1、右击菜单栏勾选或单击【视图】丨【任务窗格】等方法均可显示或取消任务窗格。
Excel 在窗口中显示包含工作表的工作簿。默认情况下,菜单栏、常用、格式和编辑栏显示在窗口顶部。在窗口底部,状态栏显示不同的指示器指示当前的工作环境。
下面介绍几个常用的术语:
单元格 工作表中行列交汇的小格子,用于保存数值、文字、声音等数据,它是Excel处理信息的最小单位,一个单元格最多容纳32000个字符。
单元格地址(编号) 表示单元格在工作表上所处位置的坐标。例如,第 C 列和第 3 行交叉处的单元格,其编号为“C3”。行号范围1…65535,列标范围A…Z,AA…AZ, BA…BZ,…,IA…IV共256列。
活动单元格 当移动鼠标到工作表内时形状变为空心十字架,单击某单元格,这时该单元格四周框线变粗,该单元格又称为当前单元格,俗称激活单元格。用户只能向活动单元格内写入信息,编辑栏的名称框显示的是当前单元格(或区域)的地址,编辑区显示的是当前单元格的内容(或公式)。
工作表 用于存储和处理数据的主要文档,即电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成,一个工作表最多含16777216个单元格(65536×256)。工作表总是存储在工作簿中。Excel允许同时在多张工作表上输入并编辑数据,并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。
区域 工作表上的两个或多个单元格,这些单元格可以相邻或不相邻。通过对区域的引用实现工作表的主要操作,如计算、生成图表等。
工作簿 包含一个或多个工作表的文件(扩展名.xls),该文件可用来组织各种相关信息,其默认文件名为Book1.xls。一个工作簿最多包含255个工作表,默认情况下一个工作簿含3个工作表(默认名称Sheet1、Sheet2、Sheet3),工作表可以重命名、增加、删除。
6.1.3  退出Excel 2003
退出Excel 2003的方法也很多,常用的有:
(1)单击应用程序标题栏最右端的“关闭”按钮。
(2)单击【文件】菜单|【退出】命令。
如果退出前文件被修改过,系统将提示是否保存修改的内容,单击“是”按钮保存,单击“否”按钮则不保存。
6.2  工作簿、工作表
工作簿是计算机和存储数据的文件,一个工作簿就是一个Excel文件,其扩展名为XLS,相当于Word中的文档概念。一个工作簿可包含多个工作表,这样可以将若干相关工作表组成一个文件,操作时不必打开多个文件,而直接在同一文件的不同工作表中方便地切换。
6.2.1  工作簿和工作表的基本操作
1、新建工
(1)新建空白工作簿:空白工作簿是其工作表中没有任何数据资料的工作簿,可以通过以下方法创建。
选择【文件】菜单|【新建】命令。
按下快捷键Ctrl+N
在任务窗格中选择“空白工作簿”选项,如图6.2所示。
根据模板新建工作簿
Excel 2003提供了一系列丰富而实用的模板,利用这些模板可以新建模板结构工作簿。模板工作簿可以通过以下操作创建。
在任务窗格中单击“本机上的模板”,如图6.4所示
在弹出的“模板”对话框内,先单击“电子方案表格”标签,打开“电子方案表格”选项卡,然后在选项列表中选择所需要模板,如图6.5所示。
2、打开已有的工作簿文件
   单击常用工具栏中的“打开”按钮或单击【文件】菜单|【打开】命令,系统会弹出“打开文件”对话框,选择要打开的文件后单击“打开”按钮。
3、工作簿的保存
当完成工作簿文件的编辑和修改后,就要保存。其操作步骤如下:
(1)单击【文件】菜单|【保存】命令,弹出另存为对话框。如果是新文件,Excel将会要求输入一个文件名,否则将采用缺省的文件名(Book1.xls)。
(2)单击“保存”按钮
如果不想将旧的内容冲掉,可以单击【文件】菜单|【另存为】来保存当前的内容。
4、选取工作表
工作簿默认由三个工作表组成,最多可创建255个工作表。可能通过单击工作表标签来选取工作表。
要选取多个连续的工作表,可以先单击第一个工作表,然后按信Shift键并单击最后一个工作表;要选取多个不连续的工作表,可以选单击第一个工作表,然后按信Ctrl键并单击其他工作表。多个选中的工作表组成一个工作组。选择工作组的作用是:在其中一个工作表的任意单无格中输入数据或设置格式,在工作组的其他工作表的相同单元格中将具有相同数据或相同格式,即同时编辑多个工作表。
5、插入工作表
插入工作表有如下两种方法:
(1)单击【插入】菜单|【工作表】命令。
(2)右击要插入工作表的后一个工作表,在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。
6、删除工作表
删除工作表也有两种方法:
(1)选择要删除的工作表或工作组,再单击【编辑】菜单|【删除工作表】命令。
(2)右击要删除的工作表,在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。
7、重命名工作表
重命名工作表有三种方法:
(1)双击工作表标签,使之处于选中状态,输入新的名字将原名字覆盖。
(2)将鼠标指针指向工作表标签,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令,输入新的名字将原名字覆盖。
(3)单击需重命名工作表的标签,单击【格式】菜单|【工作表】|【重命名】命令,输入新的名字将原名字覆盖。
8、工作表的复制与移动
用户可以在一个或多个工作簿中复制或移动工作表,如果在不同的工作簿中复制或移动工作表,这些工作簿都必须是打开的。
(1)使用菜单命令复制或移动工作表
操作步骤如下:
打开需要操作的所有工作簿。
 激活要复制或移动的工作表。
 单击【编辑】菜单|【移动或复制工作表】命令,右击要移动或复制的工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令也会弹出该对话框。
 在“工作簿”下拉列表框中选择要移至或复制到的工作簿(目标工作簿)。
 在“下列选定工作表之前”列表框中选择希望把工作表插在目标工作簿的哪个工作表之前。
 如果是复制操作请选中“建立副本”复选框,否则执行的是移动操作。
 单击“确定”按钮。
(2)使用鼠标复制或移动工作表
   移动操作:单击需要移动的工作表标签,按住鼠标左键(这是鼠标箭头前带一个小矩形),拖到所希望的位置。
   复制操作:复制操作与移动操作基本相同,只是在拖运的同时要按住Ctrl键。
6.2.2  工作表数据的输入
工作表由单元格组成,单元格内的数据由格式和值两部分确定,所以输入数据时可以先设置格式再输入值,也可以先输入值,再将其转换为指定的格式。
无论Excel用在电子政务、商务等各行业,均必须明白数据的类型。Excel提供12种数据类型(常规、数值、货币、分数、文本、时间、日期、特殊等),最常用的是字符串、数值、时间、日期、逻辑类型的数据。
数值型、时间型或日期型右对齐,字符型左对齐,逻辑型居中对齐,这是Excel默认的对齐方式。
特殊数据的输入
1. 单元格宽度有限,怎么输入长字符串?
 若右侧单元格无内容则当前单元格自动扩宽,成为宽单元格;
 若右侧单元格有内容,则超宽部分自动隐藏(可通过双击列标后的竖线或选择【格式】菜单|【列】|【最合适的列宽】,将隐藏内容显示出来);
 用Alt+Enter强制断行,实现在一个单元格内输入几行数据。
2. 数值字符串怎么输入?
   数值字串是数字的组合,不具有数字的含义(如编号、身份证号),不能进行数学运算,如求和、求平均等。其输入方法有两种:先输入单引号“’”,再输入数字(如在A3格输入编号“001”,直接输入001结果变成了1,应该输入’001);或先设单元格格式为文本,然后再输入数字串。设置单元格格式的方法是在“单元格格式”对话框中选择“数字”页框。
3. 分数的输入。
   分数有真分数和假分数两种:输入真分数时,先输入数字0和空格,再输入内容;输入假分数时在系数和分数之间还要输入一个空格。
4. 大数值的输入。
   比如输入身份证号510802198501250719,变成了科学计数法的形式5.10802E+17,降低了精度。
5. 逻辑型数据输入。
   Excel中某条件成立用“TRUE”表示,否则用“FLASE”表示。如在A2内输入“=5>2”,则显示值为“TRUE”。
6. 时间和日期型数据的输入。
    先试验一下:在某单元格内输入3-2时,显示结果“3月2日”;在某单元格内输入=3-2,显示结果为1。
    这说明当输入的数据符合某种格式时,Excel将自动以该种格式存储数据。所以当输入3/2、3-2时,系统认为是3月2日;当输入8:30、21:45时,系统认为是时间;也可以在单元格内同时输入日期和时间,二者之间以空格分隔。
7. 智能填充数据。
   智能填充主要是指快速输入按规律变化的数据序列,如等差数列、等比数列、医院药品名称、单位职工姓名等,这个功能非常实用。Excel已经自带的数据序列有“一月,二月,……,十二月”、“星期一、星期二,……,星期日”等等。用户也可以根据需要自定义一些数据序列,并且一劳永逸。
   查看或自定义数据序列的方法:单击【工具】菜单|【选项】|【自定义序列】,出现如图6.7所示的页面。当选择左框中的新序列时,在右侧“输入序列”框中输入完欲定义的数据序列后(以回车结束每一个数据项),单击“添加”按纽,再“确定”退出。图6.7添加了六个姓名。
填充柄 活动单元格右下角的小黑块,拖运它可以实现智能填充。
     具体填充方法:在当前单元格中输入数据序列中的任意一项,纵向或横向拖动填充柄至某单元格,松开鼠标。若数据序列用完,则从头开始循环填充。
填充相同数据项 对时间或日期数据,按住Ctrl拖动填充柄;对字符串或数值型数据,直接拖动填充柄。这种填充其实是复制单元格数据。
递增方式填充数据项 对时间或日期数据,直接拖动填充柄,是期型数据按日增加,时间型数据按小时增加;对数值型数据,按住Ctrl键拖动填充柄。
快速填充 不拖动填充柄也能实现填充,主要是日期、等差或等比序列。例如在A1~F1单元格填充等比数列1、3、9、27、81、243:在A1内输入1;选中A1~F1区域;单击【编辑】菜单|【填充】|【序列】,按如图6.8设置参数,确定即可。
6.2.3  单元格格式的设置
1、选择区域
(1) 选整行或整列
单击行号或列标;(此时还可通过【格式】菜单|【行】或【列】设置行高或列宽,当然也可直接拖动行号或列标之边线调整行高或列宽。)
(2)选整个工作表
单击“全选”按纽(行号1的上边,列标A的左边)或按快捷键Ctrl+A;
(3)选区域
按住鼠标左键从一个单元格拖动到另一个单元格,则相应的矩形区域被选中;在名称框内输入单元格首尾编号回车(形如A5、B2:F5等);也可配合Sheet或Ctrl键作连续选择和间断选择区域。
(4)条件选定
     选择满足条件的若干单元格,这个功能非常有趣,从【编辑】菜单|【定位】调出“定位”对话框,在“引用位置”处输入区域名称或单击“定位条件”按纽,调出“定位条件”对话框,如图6.9所示。
2、单元格格式化
    自定义格式可以通过“单元格格式”对话框来完成。选择【格式】菜单|【单元格】命令,弹出“单元格格式”对话框,如图6.10所示。
1、设置数字格式
(1)选择要格式化的单元格或单元格区域。
(2)单击“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡,如图6.10所示。
(3)在左侧的“分类”列表框中单击数字格式的类型,右侧显示该类型的格式,在“示例”框中可以预览设置效果。
2、设置对齐格式
默认情况下,Excel根据输入的数据自动调节数据的对齐格式,如文字内容左对齐、数据内容右对齐等。
操作步骤:
(1)选择格式化对象(单元格或单元格区域)。
(2)单击【格式】菜单|【单元格】命令,选择“对齐”选项卡,如图6.11所示。
(3)在“水平对刘”下拉列表框中选取希望的对刘方式,“水平对齐”方式包括:常规、左缩进、居中、靠左、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。
(4)在“垂直对齐”下拉列表框中选取希望的对齐方式,“垂直对齐”方式包括:靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。
(5)下方的复选框是单元格中的文字较长时的解决方案。
自动换行:选中该复选框,对输入的根据单元格列宽自动换行。
缩小字体填充:选中该复选框,减小单元格中的字符大小,使数据的宽度与列宽相同。
合并单元格:选中该复选框,将多个单元格合并为一个单元格,与“水平对齐”方式中的“居中”联合使用可以实现标题居中,相当于格式工具栏中“合并居中”按钮的功能。
(6)“方向”区域用来改变单元格中文本旋转的角度,角度范围为-90度到90度。
3、设置字体
Excel中的字体设置包括:字体类型、字体形状、字体尺寸。与Word不同,Excel的【格式】菜单中没有字体命令,而是要通过单元格格式对话框来设置。
(1)选择格式化对象(单元格或单元格区域)。
(2)单击【格式】菜单|【单元格】命令,选择“字体”选项卡,如图6.12所示。
(3)在其中选择合适的字体、字形、字号。
4、设置边框线
默认情况下,Excel的表格线都是统一的淡虚线。这种边线打印表格时不会打印,用户可以给它加上其他类型的边框线。
操作步骤:
(1)选择格式化对象(单元格或单元格区域)。
(2)单击【格式】菜单|【单元格】命令,选择“边框”选项卡,如图6.13所示。
5、设置单元格或单元格区域的图案和颜色
图案是指区域的颜色和阴影。设置合适的图案可以使工作表显得更为生动活泼、错落有致。
操作步骤:
(1)选择格式化对象(单元格或单元格区域)。
(2)单击【格式】菜单|【单元格】命令,选择“图案”选项卡,如图6.14所示。
6、设置列宽、行高
当用户建立工作表时,所有单元格具有相同的宽度和高度。默认情况下,当单元格中输入的字符串超过列宽时,超长的文字被截去,数字则用“######”表示。当然,完整的数据还在单元格中,只不过没有显示出来。因此可以调整行高和列宽,以便于数据的完整显示。
列宽、行高的调整用鼠标来完成比较方便。鼠标指向要调整列宽(或行高)的列标(或行标)的分隔线上,这是鼠标指针会变成一个双向箭头的形状,拖曳分隔线至适当的位置即可。
列宽、行高的精确调整,可用【格式】菜单|【列】命令或【行】命令及其子命令进行设置。
7、自动格式化
Excel预定义了17种格式供用户选用,这样既可以节省大量时间,又具有较好的效果。自动格式化的操作方法如下:
(1)选择格式化对象(单元格或单元格区域)。
(2)单击【格式】菜单|【自动套用格式】命令。
(3)在弹出的“自动套用格式”对话框中选择一种合适的格式后单击“确定”按钮。如图6.15所示。
6.2.4  单元格的保护设置
在Excel 2003中,可以设置工作表的保护功能,防止其他用户对工作表的内容进行删除、复制、移动和编辑等。保护工作表的具体操作步骤如下。
(1) 选择“工具”菜单→“保护”→“保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,如图6.16所示。
(2) 在“保护工作表”对话框的“允许此工作表的所有用户进行”列表框中,选中相应的复选框。
(3) 可以在“取消此工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码。
(4) 单击“确定”按钮,在随后打开如图6.17所示的“确认密码”对话框中重新输入密码,单击“确定”按钮,这样就完成了对工作表的保护。
6.3  使用公式
6.3.1  创建公式
2、修改公式
若发现输入的公式有错,则可以很容易地修改它,操作步骤如下。
(1) 单击包含要修改公式的单元格。
(2) 在编辑栏中对公式进行修改。
(3) 按Enter键,完成修改。
3、公式的自动填充
在一个单元格中输入公式后,如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算(如数据行合计),可以利用公式的自动填充功能。其操作步骤为:
(1) 单击公式所在的单元格。
(2) 拖动“填充柄”,到达目标区域后放开鼠标左键,公式将自动填充至目标单元格。
如果对填充的格式有要求,可单击“自动填充选项”按钮  ,从下拉菜单中选择需要的选项。
4、删除公式
删除公式的方法与清除单元格数据一样,可以选择【编辑】菜单|【清除】|【内容】命令,也可以使用Delete键。
6.3.2  运算符及其优先级
运算符 用于对公式中的元素进行特定类型的运算。Microsoft Excel 包含四种类型的运算符:算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符,如表6.1所示。
Excel 中的公式以等号 “=” 开始,紧随其后的是需要计算的表达式。Excel 将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算。如果公式中同时用到多个运算符,Excel 将按下表所示的优先级顺序进行运算。如果公式中包含相同优先级的运算符,例如,公式中同时包含乘法和除法运算符,则 Excel 将从左到右进行计算。
6.3.3  单元格地址引用
引用 引用的作用在于标识工作表上的数据区域,以此指明公式中所使用的数据的位置,如表6.2。通过引用,可以在公式中使用工作表不同部分的数据,或者在多个公式中使用同一区域的数据,还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的区域的数据。
引用主要有四种方式:相对引用、绝对引用、混合引用和三维引用。
1. 相对引用
公式中的相对单元格引用(例如 A1)是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变,引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式,引用会自动调整。默认情况下,新公式使用相对引用。
2. 绝对引用
单元格中的绝对单元格引用(例如 $A$1)总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变,绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式,绝对引用将不作调整。绝对引用的标志是符号$。
3. 混合引用
混合引用具有绝对列和相对行,或是绝对行和相对列。绝对引用列采用 $A1、$B1 等形式。绝对引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改变,则相对引用改变,而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式,相对引用自动调整,而绝对引用不作调整。
4. 三维引用
公式中引用本工作表单元格地址,简单而应用广泛。其实,跨工作簿、跨工作表单元格地址也可以引用,只需在单元格地址前进行一些限定。其格式是:
[工作簿名]工作表名!单元格地址
如公式“=SUM(语文 ! A2:A10, 数学 ! B2:B10)”表示当前工作簿中“语文”工作表的A2:A10区域与“数学”工作表的B2:B10区域的数据之和。公式“=[产品.xls] 单价 ! D2 * [销售.xls] 销售数量 ! D2”表示产品工作簿中“单价”工作表的D2单元格内容与销售工作簿中“销售数量”工作表的D2单元格内容之积。这些跨簿、跨表的公式同样支持自动复制功能。
6.4  使用函数
6.4.1  函数分类
函数由函数名和用括号括起来的参数组成,是一个预先定义好的内置公式。Excel 2003中的函数通常分为:常用函数、工程函数、财务函数、数学与三角函数、统计函数、查寻与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等,每一类又包含若干个函数。恰当地使用函数可以大大提高表格计算的效率。
6.4.2  常用函数
Excel的公式和函数功能较强,其提供的函数较多,下面我们选择一部分常用的函数进行简要介绍,其中包含求和、求平均值等,如表6.3所示。
6.4.3  在公式中使用函数
函数的输入有两种方法:直接输入和粘贴函数法。  
1、直接在单元格内输入函数
对于比较简单的函数,可以直接在单元格内输入函数名及其参数值。例如,求出每个学生的总成绩,可直接在G3中输入“=Sum(C2:F3)”或“=Sum(C2+D2+E2+F2)”。输入确认后,在单元格中显示值。如图6.20所示。
2、通过“插入函数”对话框选择函数
对于比较复杂的函数,可采用下面的方法进行选择:
(1) 选中要插入函数的单元格。
(2) 单击常用工具栏上的“插入函数”按钮,这时单元格中自动出现“=”,并弹出“插入函数”对话框。
(3) 在“选择函数”列表框中选择所需的函数名(如“AVERAGE”)后,单击“确定”按钮,如图6.21所示。
(4) 在弹出的“函数参数”对话框中,显示了该函数的函数名和它的每个参数,以及参数的描述和函数的功能,根据提示输入每个参数值。
如果要将单元格引用作为参数,可单击参数框右侧的“暂时隐藏对话框”按钮,则只在工作表上方显示参数编辑框。再从工作表上选定相应的单元格,然后再次单击  按钮,恢复原对话框。
(5) 单击“确定”按钮,完成函数的使用。
6.5  数据管理
6.5.1  数据清单
Excel中数据表的基本概念建立在目前流行的关系模型的基础上,用二维表的形式编辑数据。数据表可以像一般工作表一样进行建立和编辑,还可以对记录进行增加、修改、删除和检索等。
1. 建立数据表
建立数据表时要按照下述规则:
(1) 数据表是由单元格构成的矩形区域。
(2) 数据表区域的第一行为列标,相当于数据库的字段名,因此列标名应惟一。其余为数据,每行一条记录。
(3) 同列数据的性质相同。
(4) 在数据表中,列之间、行之间必须相邻,不能有空行或空列。
根据以上规则,首先建立数据表的列标志。在工作表中,从需要的单元格依次输入各个字段名。列标建好后,在列标下的单元格中输入记录,如图6.23所示。
2. 数据表的使用
数据表是用来对大量数据进行管理的。它采用在一个对话框中展示出一个数据记录所有字段内容的方式,并且提供了增加、修改、删除及检索记录的功能。使用数据表的具体操作步骤为:
(1) 将光标放在数据库所在工作表中任一单元格内,如图6.24所示。
(2) 单击【数据】菜单|【记录单】,打开记录单对话框,如图6.25所示。在记录单中,首先显示的是数据表中的第一条记录的基本内容(未格式化的),其中带有公式的字段内容是不可编辑的。
(3) 使用“上一条”或“下一条”按钮或按滚动条,可以在每条记录间上下移动。
(4) 单击“关闭”按钮,关闭记录单。
3. 增加记录
向数据表中增加记录的方法有两种:一是直接在工作表的数据区输入新记录;二是通过记录单进行。
通过记录单增加记录的操作步骤为:
(1) 单击【数据】菜单|【记录单】命令。
(2) 在打开的记录单对话框中,单击“新建”按钮,屏幕上将出现一个新记录的记录单,按<Tab>键(或<Shift>+<Tab>键)依次输入各项。
注意:记录单中的公式项是不能输入或修改的,第一条记录的公式必须在工作表中输入,在记录单中新增的记录会自动显示公式计算结果。
(3) 所有的记录添加完毕后,单击“关闭”按钮。这时,在数据表中将显示新记录。
4. 删除记录
在记录单中,选中要删除的记录,单击“删除”按钮,确认后再单击“关闭”按钮即可完成操作。
6.5.2  排序
            新建立的数据表是按输入记录的先后顺序排列的,我们可以利用数据表的排序功能对其进行重新排序。
1. 简单排序
若只需按数据表中的某一列对数据表中的行数据进行排序,最简单的方法是利用常用工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮。操作步骤为:
(1) 单击数据表中要排序列中的任一单元格(例如,要对“年龄”进行降序排列,则单击“年龄”列中的任一单元格)。
(2) 单击常用工具栏中的“升序”按钮升序排序;或单击“降序”按钮降序排序。
排序后,数据表将按照指定的排序次序重新排列行,如图6.26所示。
2. 组合排序
当所排序的字段出现相同值时,可以使用Excel提供的组合排序功能,其操作步骤为:
(1) 在需要排序的数据表中,单击任一单元格。
(2) 单击【数据】菜单|【排序】命令,Excel会自动选择整个记录区域,并弹出“排序”对话框,如图6.27所示。
(3) 在“主要关键字”下拉列表框中,选择排序的主关键字(如“年龄”),选取“主要关键字”列表框右边的排序顺序(如“降序”)。
(4) 在“次要关键字”下拉列表框中指定要排序的列(如“工龄”),并指定排序顺序(如“升序”)。
(5) 在“第三关键字”下拉列表框中指定要排序的列(如“工资”),并指定排序顺序(如“升序”)。如果数据表的最上面的行中含有列标志行,则选中“有标题行”,这样可使选取的排序范围不包括标题行;如果数据表中最上面的行中没有标志行,则选中“无标题行”,这样可使第一行包括在排序范围中。
(6) 单击“确定”按钮完成排序操作。
6.5.3  筛选
将满足条件的记录选出来放于原数据区或放于本工作表的其它区域,以便对它们做进上步的编辑、设置格式、制作图表和打印。
 注意  与排序不同,筛选并不重排区域,筛选只是暂时隐藏不必显示的行。
1、自动筛选
激活列标题区域,选择【数据】菜单|【自动筛选】,则自动筛选箭头显示于筛选区域中列标题的右侧。单击该箭头,弹出下拉列表框,根据需要设定条件,图6.28是按“部门”进行自动筛选,由图可见,自动筛选有排序功能,如果只想选出部门为“市场部”的记录,则直接从下拉列表框中点击“市场部”。
2、取消筛选
  若要取消某列中的筛选条件,可单击该列旁边的字段箭头,并在下拉列表框中单击“全部”。
  若要取消数据表中所有列的筛选条件,以显示所有的数据行,可以单击【数据】菜单|【筛选】|【全部显示】命令。
  若要取消自动筛选操作,则单击【数据】菜单|【筛选】|【自动筛选】命令。这时,列标题旁的字段箭头消失,全部记录行将被显示。
6.5.4  分类汇总
在实际工作中往往需要对一系列数据进行小计或合计,这时使用Excel的分类汇总会很方便。现在我们对“部门”进行分类汇总,介绍其操作步骤。
(1) 对分类字段“部门”进行排序。
(2) 将光标放在工作表的任一单元格,选择【数据】菜单|【分类汇总】命令,打开“分类汇总”对话框,如图6.29所示。
(3) 在“分类字段”下拉列表中选中分类排序字段(如“部门”),在“汇总方式”下拉列表中选中汇总计算方式(如“平均值”),在“选定汇总项”中选中需要汇总的项(如“工资”)。
(4) 单击“确定”按钮,完成操作,其结果如图6.30所示。
在分类汇总结果工作表中,单击屏幕左边的“-”按钮,可以仅显示汇总结果而隐藏原始数据库的数据,这时屏幕左边将变为“+”按钮;如果再次单击“+”按钮,将恢复显示隐藏的原始数据。
如果要取消分类汇总,可重复上述操作,在打开的“分类汇总”对话框中选择“全部删除”。
分类汇总的数据将变为自动更新,也就是说,如果修改了原始数据,则汇总结果将自动随之更新。
6.6  数据图表
将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示,可使繁杂的数据更加生动,可以直观清晰地显示不同数据间的差异。当工作表中的数据发生变化时,图表中对应项的数据也自动更新。Excel中图表分为内嵌图表和独立图表两种。内嵌图表与数据源放置在同一张工作表中,是工作表中的一个图表对象,可以放置在工作表中的任意位置,与工作表一起保存和打印;独立图表是独立的图表工作表,打印时与数据分开打印。
6.6.1  创建图表
Excel提供约100种不同格式的图表,其中包括二维图表和三维图表。利用图表向导工具,用户只要按照向导所指示的步骤一步一步地进行,就可以建立所需的图表。下面以职员登记表为例,介绍建立图表的操作步骤。
(1) 在工作表中输入建立图表所需要的数据。数据区域应包含数据标题,其中包括数据系列的标题和分类标题。
(2) 单击数据区域中的任意位置。
(3) 单击常用工具栏上的“图表”按钮,打开“图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框,如图6.31所示,在“标准类型”选项卡中选择要创建的图表类型(如“柱形图”中的“簇状柱形图”)。
(4) 单击“下一步”按钮,打开“图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框,如图6.32和图6.33所示。在“数据区域”选项卡中,指定图表的数据区域,并指明数据系列为行或列;在“系列”选项卡中,可以指定系列的“名称”、“值”的位置,以及分类(X)轴的标志。
(5) 单击“下一步”按钮,打开“图表向导—4步骤之3—图表选项”对话框,如图6.34所示。在“标题”选项卡中,分别输入“图表标题”、“分类(X)轴”及“分类(Y)轴”的标题。其他几个选项卡中的选项暂不作改变。
(6) 单击“下一步”按钮,打开“图表向导—4步骤之4—图表位置”对话框,如图6.35所示。在“图表位置”对话框中,选择图表插入的位置,选中“作为其中的对象插入”,然后在列表框中选择要插入其中的工作表。如果选择“作为新工作表插入”,Excel将自动插入一张图表工作表。
(7) 单击“完成”按钮,完成图表的创建,创建好的图表如图6.36所示。
6.6.2  编辑图表
          当图表建立好之后,有时需要修改图表的源数据。在Excel中,工作表中的图表源数据与图表之间存在着链接关系,修改任何一方的数据,另一方也将随之改变。因此,当修改了工作表中的数据后,不必重新创建图表,图表会随之调整以反映源数据的变化。
1、图表的移动和缩放
    刚建立好的图表,边框上有8个黑色控制块。将鼠标定位在图表上,通过拖动鼠标,可以将图表移动到需要的位置。将鼠标定位在控制点,拖动鼠标可以调整图表的大小。
2. 图表中数据的修改
创建图表时,图表与图表源数据区域之间建立了联系。当源数据区域中的单元格数据发生变化时,图表中对应的数据将会自动更新。
在图表上同样可以修改数据点的值。在图表上单击要更改的数据点标志,拖动标志点在数值轴方向移动,拖动时会有一个小窗口指示当前拖动位置的值,拖动到所需位置后放开鼠标。
3. 向图表中添加数据
向图表中添加数据的操作步骤为:
(1) 在工作表相应的单元格中输入新的数据,如图6.37所示。
(2) 在图表的图表区中单击鼠标,此时与已建立图表相关的源数据区会被一线条框住。
(3) 用鼠标拖动数据区的角控制点使其包含新的系列数据,放开鼠标,这时新的数据系列已被添加到图表中。
4. 从图表中删除数据
如果从工作表中删除数据,图表将自动更新。
如果在图表中单击要删除的数据系列,然后按<Delete>键,那么图表中该数据系列将被删除,而工作表中的数据并未被删除。
5. 更改图表类型
对于大部分二维图表,既可以更改整张图表的图表类型,又可以更改某一数据系列的图表类型。选中图表,单击“图表”工具栏上的“图表类型”按钮旁的下拉箭头,选择新的图表类型,如图6.38所示。
若要更新单个数据系列的图表类型,应先单击该数据系列,其他操作与上述相同。
6. 设置图表选项
设置图表选项的操作步骤为:
(1) 单击图表。
(2) 单击【图表】菜单|【图表选项】,打开“图表选项”对话框。“图表选项”对话框与“图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框内容相同。
(3) 在“标题”选项卡中,可以设置或修改图表标题、分类轴以及数值轴标题。
(4) 在“坐标轴”和“网格线”选项卡中,可以对图表的坐标轴以及网格线进行设置。
(5) 在“图例”选项卡中,可以设置图表中是否显示图例以及图例的显示位置。
(6) 在“数据标志”或“数据表”选项卡中,可以设置在图表中是否显示数据标志或数据表,以及进行有关数据标志与数据表的其他设置。
7. 设置图表元素的格式
在图表中双击任何图表元素都会打开相应的格式对话框,在该对话框中可以设置该图表元素的格式。
例如,双击图表中的图例,会打开“图例格式”对话框,在该对话框中,可以设置图例的边框样式、颜色、图例的字体格式和图例在图表中的位置等。
又如,双击图表中的坐标轴,会打开“坐标轴格式”对话框,在该对话框中可以设置坐标轴的线条样式、刻度、字体及对齐方式等。
6.7  打印工作表
6.7.1  设置打印区域
打印工作表时,Excel首先检查工作表中是否有设置好的打印区域。如果有,将只打印此区域的内容;如果没有,则打印整个工作表的已使用区域。因此,如果只想打印工作表中的部分区域,应将此区域设置为打印区域。设置打印区域的操作步骤为:
(1) 选定要打印的区域。
(2) 单击【文件】菜单|【打印区域】|【设置打印区域】命令,如图6.39所示。
2. 设置页面
设置好打印区域之后,为了使打印出的页面美观、符合要求,需对打印的页面、页边距、页眉/页脚等许多项目进行设定。这些选项均通过“页面设置”对话框来设定。
单击【文件】菜单|【页面设置】命令,打开“页面设置”对话框,在“页面”选项卡中可以设置纸张大小和纸张方向等,在“页边距”选项卡中可以设置上、下、左、右边距和居中方式,如图6.40所示。
6.7.2  打印预览
1、 打印预览窗口
有多种方法可以进行“打印预览”:
(1) 在常用工具栏中单击“打印预览”按钮  。
(2) 单击【文件】菜单|【打印预览】命令。
(3) 在“页面设置”对话框中,单击“打印预览”按钮。
(4) 在“打印内容”对话框中,单击“预览”按钮。
通过上述方法,都可切换到打印预览窗口,如图6.41所示。在预览窗口底部状态栏上显示打印页面的当前页号和总页数,中间是当前页的预览情况。
预览窗口上部有一排按钮,其中“上一页”和“下一页”按钮,用于在前后页面间翻动。用户也可以拖动窗口右侧的滚动条在多个页面间快速滚动,当拖动滚动条时,在窗口底部的状态栏上将显示滚动到的当前页号。
2、缩放页面显示
单击“缩放”按钮可以在全页视图和放大视图之间切换。
“缩放”功能并不影响实际打印时的大小。当鼠标位于预览屏幕中工作表上的任何区域时,其形状变为,此时单击鼠标也可以使工作表在全页视图和放大视图之间切换。
3、 调整页边距、页眉页脚位置和数据列宽度
单击“页边距”按钮,可以显示和隐藏用于调整页边距、页眉页脚位置以及数据列宽的控制柄。其中虚线指示了页边距及页眉页脚的位置。
当显示控制柄时,可以用鼠标拖动“控制柄”来改变页边距、页眉页脚的位置及调整列宽。
当鼠标在控制柄上按下时,在窗口底部的状态栏上会显示出页边距、页眉页脚或数据列宽的值。
4、切换视图
在“打印预览”窗口中,单击“分页预览”按钮,可以关闭打印预览窗口,切换到分页预览视图,在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符。还可以调整打印区域的大小以及编辑工作表。
在分页预览视图中,当单击“打印预览”按钮时,打印预览窗口中的按钮名称会由“分页预览”变为“普通视图”。单击“普通视图”按钮,将关闭打印预览窗口,切换到普通视图。如果单击“关闭”按钮,则关闭打印预览窗口,并返回活动工作表到以前显示状态。
6.7.3  人工分页及分页预览
对于某些内容比较长的工作表文档来说,Excel 2003可以自动处理分页,即每填满一页Excel 2003会自动将文档跳到下一页,这就是Excel 2003的自动分页功能。但也可使用强制分页,即使还未填满当前页的文档也可进入下一页。
实现强制分页的方法就是在需要进行分页的地方插入一个分页符,下面举例来介绍插入分页符的具体步骤。
(1) 默认状态下,工作表中的分页符是不显示的。要在工作表中显示分页符,就要选择【工具】菜单|【选项】命令,弹出“选项”对话框,如图6.43所示。选择“视图”选项卡,并在“窗口选项”选项组中选中“自动分页符”复选框,单击“确定”按钮。
(2) 要插入分页符,就要先选中开始新页的单元格。本例中选中G9单元格,以将G9单元格作为开始新页的单元格。再选择【插入】菜单|【分页符】命令。这样便在所选单元格G9的左上方插入了一个分页符,如图6.44所示。
6.7.4  打印
1、 简单打印
打印工作表最简单的办法是:直接单击常用工具栏上的“打印”按钮。这时,将按照缺省设置,或在“页面设置”对话框中指定的设置打印当前工作表。
如果已事先设置好打印的各种选项,可直接单击“打印”按钮打印。
2、设置打印选项
通常在打印工作表之前,需要进行一些适当的设置,然后利用打印预览功能预览打印的效果,然后再次调整工作表或打印设置项,直到对打印预览的效果满意,才进行真正的打印输出。设置打印选项的操作步骤为:
(1) 单击【文件】菜单|【打印】命令,弹出“打印内容”对话框,如图6.42所示。
(2) 从“名称”框中选择打印机,同时在“打印机”框中显示当前打印机的信息。单击“属性”按钮,可以设置该打印机的属性。
(3) 在“打印范围”框中选中“全部”,将打印全部文档。选中“页”,可打印指定的页。在“从”编辑框中输入要打印页面范围的起始页码,在“到”编辑框中输入要打印页面范围的终止页码。
(4) 在“打印内容”下选中“选定区域”,将只打印工作表中选定的区域和对象;选中“整个工作簿”将打印当前工作簿中包含数据的任何工作表,如果工作表中有打印区域,则只打印该区域;选中“选定工作表”,将打印每张选定的工作表,每张工作表都从新的一页开始打印。
(5) 在“打印份数”框中指定打印份数。当打印份数多于1时,可以选中“逐份打印”,这样文件将一份一份地打印,即打印完一份完整的文档后,才打印下一份。
(6) 单击“确定”按钮,开始打印文档。
办公自动化技术教程
第7章PowerPoint2003幻灯片制作
7.1  PowerPoint2003基础
7.1.1   操作界面
7.1.2   视图方式
7.   1.   3   创建演示文槁
7.1.4   输入文本内容
7.1.5   插入表格
7.1.6   插入图表
7.1.7   插入图示
7.1.8   插入图片
7.1.9   插入多媒体文件
PowerPoint2003的特点:
 1.多样化的幻灯片版式
2.更出众的幻灯片设计
3.自定义动画
4.幻灯片切换
5.幻灯片视图新特点
6.幻灯片的图片处理
7.保存为Web页发布
 8.打印预览演示文稿
7.1.1   操作界面
1.大纲窗格
在大纲窗格中,演示文稿将以大纲形式显示,大纲由每张幻灯片的标题和正文组成。在大纲窗格中 演示文稿会以大纲形式显示,大纲由每张幻灯片的标题和正文组成。
 2.幻灯片窗格
即是幻灯片编辑区,用于编辑每张幻灯片中的文本外观,添加图形、影片和声音,并创建超级链接以及向其中添加动画。
 3.备注窗格
备注窗格用于添加与观众共享的演说者备注或信息。如果需要在备注中含有图形,必须向备注页视图中添加备注。图形对象和图片在备注窗格中不显示,但会在备注页视图中工作或打印带备注的幻灯片时出现。
7.1.2   视图方式
 1. 普通视图
 2.幻灯片浏览视图
7.1.3 创建演示文槁
利用“根据内容提示向导”创建演示文稿的步骤如下:
①在“新建演示文稿”任务窗格中,单击“新建”栏中的链接,弹出对话框。
②单击下一步按钮,弹出如图7-4所示的话框。
③选择用户需要的内容,例如选取“培训”类型,然后单击下一步按钮,弹出如图7-5所示的对话框。
④选择输出类型,我们在这里选择屏幕演示文稿。单击下一步按钮,弹出如图7-6所示的对话框.
⑤在屏幕演示文稿中的文本框输入演示文稿标题,例如输入 “技师培训”。在页脚中的文本框输入页脚,如果不需要,这一操作也可以省略。 ⑥单击下一步按钮,在弹出的对话框中单击完成按钮,进入如图7-7所示的编辑窗口。
⑦编辑完毕后,单击菜单中的关闭命令,将演示文稿存盘。如果将演示文稿保存为放映文件类型,保存后的文件扩展名为“.pps”,那么 在打开时就进入播放的状态。
7.1.4输入文本内容
1.  在幻灯片窗格中输入文本
2. 在大纲窗格中输入文本
 3.与 Word 2003相似的操作
7.1.5插入表格
PowerPoint2003中插入表格的步骤如下:
①在插入之前,先把光标放在准备插入表格的位置。
②单击【插入】菜单中的【表格】命令,弹出【插入表格】对话框,如图7-12所示。。
③在表格对话框中选择或者输入要插入的表格的列数和行数。
④单击【确定】按钮,再进行相应的编辑。
7.1.6插入图表
操作步骤:     
①在插入之前,先创建一个名为“图表1”的Excel文件。                                           图7-12【插入表格】对话框
②在需要插入图表的位置,单击大纲窗格中的文本目录标志,光标变成移动形状,或者单击幻灯片窗格,光标变成“I”形状。
③单击【插入】菜单中的【对象】命令,弹出【插入对象】对话框。
④选中由文件创建单选框,单击确定按钮,切换到如图7-13所示的对话框。当然,用户也可以选中新建单选框,再选择Microsoft Excel工作表,来新建一个Excel文件。
⑤单击【浏览】按钮,选骤(l)中所建立的“图表1”文件。
⑥单击【确定】按钮。再经过相应的编辑即可。
7.1.7插入图示
步骤如下:
①在插入之前,先把光标放在准备插入图示的位置。
②单击【插入】菜单中的【图示】命令,弹出图7-14图示库对话框。
③在图示库对话框中选择要插入的图示的类型:组织结构图、循环图、射线图、棱锥图、维恩图和目标图。
④单击【确定】按钮,再进行相应的编辑。
7.1.8插入图片
步骤如下:
①在插入之前,先把光标放在准备插入图片的位置。
②单击【插入】菜单中的【图片】命令,出现下级子菜单。
③在下级菜单中选择图片的来源:来自于剪贴画或者是来自于文件等选项。
④在弹出的对话框中,再进行相应的编辑。
7.1.9插入多媒体文件
步骤如下:
①在插入之前,先把光标放在准备插入影片或是声音的位置。
②单击【插入】菜单中的【影片和声音】命令,出现下级子菜单。
③在下级子菜单中,选择要插入的是来自剪辑库中的影片或是声音,还是来自文件的影片或是声音等选项。
④在弹出的对话框中,再进行相应的编辑。
7.2  编辑演示文稿
7.2.1选择幻灯片
7.2.2移动与复制幻灯片
7.2.3删除幻灯片
7.2.4撤销和恢复操作
7.2.1选择幻灯片
 1. 使用右侧的滚动条
 2. 大纲窗格
 3. 使用浏览视图
7.2.2移动与复制幻灯片
1.移动幻灯片
(1) 在编辑演示文稿的时候,可能需要调整幻灯片的位置。
①最简便的方法是在浏览视图中进行调整。其操作步骤如下:
②单击【视图】菜单中的幻灯片浏览命令,或单击左下角的浏览视图按钮,切换到幻灯片浏览视图。
选取需要移动的幻灯片,然后将它拖至新的位置。
(2) 也可以运用以下的方法进行幻灯片的移动:
①在大纲窗格中,单击要移动的幻灯片图标。
②单击编辑菜单中的剪切命令。
③选定要移动该幻灯片的目的位置,然后单击编辑菜单中的粘贴命令。
    说明:右击所需的图标,弹出快捷菜单。可在菜单中使用复制和粘贴命令。
2 . 复制幻灯片
    (1) 在同一个演示文档内复制幻灯片
在大纲窗格中,单击要复制的幻灯片图标。
单击【编辑】菜单中的【复制】命令。
选定要插入该幻灯片的位置,然后单击编辑菜单中的【粘贴】命令。
    说明:右击所需的图标,弹出快捷菜单。可在菜单中使用【复制】和【粘贴】命令。
    (2) 跨演示文档复制幻灯片
在大纲窗格中,选定要插入幻灯片的位置。
单击【插入】菜单中的幻灯片命令,弹出如图7-15所示的对话框。
单击【浏览】按钮,在弹出的对话框中寻找要复制的幻灯片所在的演示文稿。然后单击【打开】按钮,进入到如图7-16所示的对话框。    
    图7-16插入幻灯片2
在对话框中,选取所需的幻灯片(可以拉动其滑块以查着更多的幻灯片)。
单击【插入】按钮。如果要复制整份演示文稿,则单击全部插入按钮。
7.2.3删除幻灯片
 1.删除单张幻灯片
    在大纲窗格中单击要删除的幻灯片图标,然后单击编辑菜单中的【删除幻灯片】命令。
 2.删除多张幻灯片
单击【视图】菜单中的【幻灯片浏览命】令,或单击右下角的浏览视图按钮,切换到幻灯片浏览视图。
按下Ctrl键并分别单击要删除的幻灯片。
单击【编辑】菜单中的【删除幻灯片】命令或按Delete键即可。
7.2.4撤销和恢复操作
利用【编辑】菜单中的【撤销】和【恢复】命令。
利用常用工具栏中的【撤销】和【恢复】按钮。
7.3  设计幻灯片
7.3.1幻灯片的配色方案
7.3.2幻灯片的背景和填充颜色
7.3.3应用幻灯片版式
7.3.1幻灯片的配色方案
1. 应用标准配色方案
选定需配色的幻灯片。
单击【格式】菜单中的【幻灯片设计】命令,在弹出的任务窗格中选择配色方案,显示如图12-17所示的配色方案任务窗格。
选择所需的配色方案,单击方案即可改变换灯片的颜色。
2. 自定义配色方案
操作步骤如下:
①选择配色方案中的编辑配色方案按钮,在弹出的对话框中单击【自定义】选项卡,切换到如图7-18所示的对话框。
②单击背景选项,然后单击更改颜色按钮,选取自己喜欢的背景颜色,如绿色。
③单击文本和线条选项,然后单击更改颜色按钮,选取自己喜欢的文本和线条颜色,如红色。
④单击添加为标准配色方案按钮和应用按钮,PowerPoint 2003即把自定义的配色方案保存在应用配色方案中。
7.3.2幻灯片的背景和填充颜色
1.更改背景颜色
2. 背景色填充效果
(1) 为幻灯片选择过渡背景
(2)  为幻灯片选择纹理背景
(3)  为幻灯片选择图片背景
7.3.3应用幻灯片版式
设计幻灯片时,可以按照需求选择应用软件提供的多种幻灯片版式。在具体的一种版式里,按照固定的版式设计题目、文本、图表、剪贴画等。
具体有:标题幻灯片、项目清单、两栏文本、表格、文本与图表、垂直排列标题且文本在图表之上、组织结构图、图表、文本与剪贴画、垂直排列标题与文本、垂直排列文本、空白、文本与对象等。
7.4  在演示文稿中应用母板
7.4.1母板的类型
7.4.2设计幻灯片的母版
7.4.3应用设计模板
7.4.4添加页眉和页脚
7.4.1母板的类型
1 幻灯片母版
3.备注母版
2 讲义母版
7.4.2设计幻灯片的母版
1. 编辑母版各种区域
2. 设置母版文本属性
单击图7-27中的页脚区,出现虚线框。
在常用工具栏修改字体、字号、颜色等字形下拉式列表框中,选择字体类型,例如选中【隶书】类型。
单击幻灯片中的空白区域,虚线框消失。
3.调整母版文本缩进尺寸
打开演示文稿。
②按住Shift键不放,然后单击幻灯片普通视图按钮。
③单击【视图】菜单中的【标尺】命令,然后单击母版的某级目录或全部目录,标尺出现,如图7-28所示。
图7-28标尺
④单击图中【单击此处编辑母版标题样式】,拖动缩进标比,可以调整文本的缩进距离。
⑤单击幻灯片母版上的空白区域,然后单击的【视图】菜单中的【标尺】命令,标尺关闭。
7.4.3应用设计模板
步骤如下:
①打开演示文稿。
②单击【格式】菜单中的幻灯片设计命令,或单击常用工具栏上的设计命令,弹出幻灯片设计任务窗格,从中选择设计模板选项,弹出如图7-29所示的应用设计模板任务窗格。
③选中天坛月色模板,单击图片右边的下拉按钮,在弹出的菜单中单击应用于选定幻灯片,效果如图 7-30所示。
7.4.4添加页眉和页脚
操作步骤如下:
打开需要设计的演示文稿。
单击【视图】菜单中的【页眉和页脚】命令,弹出如图7-31所示的对话框。
在幻灯片选项卡中,选中日期和时间复选框。这时,预览对话框左下角位置上的日期和时间区变黑,表明时期区生效。
选中【自动更新】单选框,则时间就会随制作日期和时间的变化而变化。
选中页脚复选框,在文本框输入页脚内容,可以输入一些注解文字。
单击【应用】按钮,这样日期区、页脚区和数字区设置完毕。
7.5  设置幻灯片的翻页效果
操作步骤如下:
单击【幻灯片放映】菜单中的【幻灯片切换】命令,弹出任务窗格。
单击【幻灯片切换效果】下拉式按钮,选取所要的幻灯片切换效果。
选取换页速度。
单击【声音】下拉式按钮,选取所要的幻灯片切换声音,并且可以选择是否循环播放,到下一声音开始。
选取幻灯片切换的换页方式:单击鼠标换页或者每隔一定的时间换页,若选择每隔一定的时间换页,需设定时间。
所设定的内容,是否全部应用到所有的幻灯片,还是应用到一张幻灯片可以根据实际需要确定。
7.6  设置幻灯片的动画效果
7.6.1设置动画方案
7.6.2自定义动画
7.6.1设置动画方案
操作步骤如下:
单击【幻灯片放映】菜单中的【自定义动画】命令,弹出如图7-32所示的任务窗格。
选取要加入动画的幻灯片,单击【添加效果】下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择所需选项。例如选择进入选项组的百叶窗,设置完成后的自定义动画任务窗格如图7-33所示。
单击开始时下拉式按钮,从弹出的下拉式列表框中选择出现效果的时间。
单击水平的下拉式按钮,从弹出的下拉式列表框中选择对象出现的位置。
单击非常快按钮,从调出的下拉式列表框中选择一种效果出现的速度。
单击标题的下拉式按钮,从弹出的下拉式列表框,单击效果选项命令,弹出如图7-34所示对话框。
在效果选项卡中,单击声音的下拉式按钮,在声音方式的下拉式列表框中选择一种声音效果,使播放动画的同时播放声音,从而增加演示的效果,吸引观众的注意力。设置某对象播放完毕后呈现在屏幕的效果,如隐藏,改变颜色等。单击动画播放后的下拉式按钮,在弹出的效果下拉式列表框中,为动画播放完后选择一种呈现在屏幕的效果项。
对于文本对象,可做更细致的动画设置,单击动画文本的下拉式按钮,在下拉式列表框中可选择“整批发送”、“按字/词”或”按字母”方式引入文本。
重复上述(2)-(9)的步骤,可以为每一个需要动态显示的对象,设置动画播放。
7.6.2自定义动画
操作步骤如下:
单击【幻灯片放映】菜单中的【自定义动画】命令,弹出【自定义动画】任务窗口。
在重新排序上面的列表中列出本幻灯片所有已添加动画的幻灯片对象, 并且在放映幻灯片时,将按照列表中的排列顺序放映,如图7-33所示。
在列表中选中一个对象,然后单击重新排序的按钮可调整动画的放映顺序。
预览所设置的动画效果。方法是:单击播放按钮即可预览所设置的动画。
7.7  设置幻灯片的放映
7.7.1设置幻灯片的放映方式
7.7.2排练计时
7.7.3随心所欲放映幻灯片
7.7.1设置幻灯片的放映方式
1.自定义放映方式
(1) 创建自定义方式的步骤如下:
单击【幻灯片放映】菜单中的【自定义放映】命令,弹出如图7-36所示的【自
定义放映】对话框。
在幻灯片自定义放映文本框内输入幻灯片自定义放映名称,也可以使用PowerPoint 2003的默认值。
在演示文稿中的幻灯片列表框中,选择要添加到自定义放映文稿中的幻灯片。如果想全部选中,单击开始幻灯片,按住Shift键不敢,再单击最后一张的幻灯片。
单击【添加】按钮,结果如图7-38所示。
在自定义放映中的幻灯片选择框内可以选择要删除的幻灯片,然后单击【删除】按钮。
如果要改变自定义幻灯片的显示次序,在在自定义放映中的幻灯片列表框内选定幻灯片,然后使用向上向下按钮,在列表中作上下移动。
单击【确定】按钮,即可完成自定义放映操作。
(2) 修改自定义放映
单击【幻灯片放映】菜单中【自定义放映】命令,弹出如图7-39所示的【自定义放映】对话框。
2.交互式方式
打开要插入超链接的幻灯片。
选择用于创建超链接的文本或对象。
单击【幻灯片放映】菜单中的【动作设置】命令,弹出如图7-40所示的【动作设置】对话框。
如果采用单击鼠标来启动超链接,可单击【单击鼠标】选项卡;如果采用鼠标移动来启动超链接,可单击【鼠标移过】选项卡;如果要将一个以上的动作指定给同一对象,首先使用单击鼠标选项卡为文本或对象设置超链接,然后使用鼠标移过选项卡,设置鼠标移过时所播放的声音。
选中超链接到单选框弹出,并单击下一张幻灯片的下拉式按钮,在弹出的下拉式列表框中选择要跳转的目标,例如“第一张幻灯片”。如果要与某张幻灯片创建超级接,则应当在被链接的幻灯片上也添加一个超链接,以返回原幻灯片。若选中【运行程序】单选框,单击【浏览】按钮,弹出选择一个要运行的程序对话框。选定要运行的程序后,单击【确定】按钮,返回【动作设置】对话框。
单击【确定】按钮,返回幻灯片视图。
3.运用动作按钮放映幻灯片
单击【幻灯片放映】菜单中动作按钮命令,能够弹出动作按钮组,它共列出了12种已定义好的按钮。
单击一种所需的按钮,鼠标指针变为【十】字形。
在幻灯片的选定位置上单击鼠标,所选的动作按钮将出现在指定的位置,同时弹出动作设置对话框。
在动作设置对话框中已经预设了按钮的链接方式,如不改变,直接单击确定按钮。
在放映幻灯片时,单击动作按钮,便可激活与之相连的幻灯片。事实上,动作按钮不仅可连接单张幻灯片,还可连接自定义放映的演示文稿及其他应用程序。例如,利用动作按钮,可激活一段影片剪辑。
7.7.2排练计时
1.自动设置排练时间
①单击【幻灯片放映】菜单中排练计时命令,启动排练方式。这时将放映幻灯片,同时会显示预演工具栏。
在工具栏中,可以看到每一张幻灯片放映时间和总时间。准备播放下一张幻灯片时,可单击其中的按钮或鼠标左键。
如果放映时间不够,可以单击按钮重复放映,直到最后一张幻灯片排练完毕,就会出现如图7-41所示的【Microsoft PowerPoint】对话框。单击【是】按钮表示选用该时间,单击【否】按钮则表示不接受该时间。
2.人工定时
进入幻灯片浏览视图,然后选择要设置的幻灯片。如果要选择多张,可以按住Shift键,再单击鼠标进行选择。   
可以单击幻灯片测览工具栏中的【幻灯片切换】按钮,或者单击幻灯片放映菜单中幻灯片切换命令,弹出如图7-42所示的幻灯片切换任务窗格。
单击应用于所选幻灯片下面的效果,选择切换效果。可以多试一此切换效果,会发现意想不到的好处。
单击速度下拉式按钮,设定切换速度。
在换片方式选项区内,选中【每隔】复选框,输入幻灯片换片时间间隔。
如果要把所设的时间扩展应用到所有的幻灯片上,则单击应用于所有的幻灯片按钮。
在【声音】选区内单击声音的下拉式按钮,选择切换声音。
对需要这样设置切换时间的每张幻灯片重复上述步骤。
7.7.3随心所欲放映幻灯片
1.启动幻灯片放映
操作方式有如下四种:
单击【视图】菜单中的【幻灯片放映】命令。
单击屏幕左下方的【幻灯片放映】按钮。   
单击【幻灯片放映】莱单中的【观看放映】。
按F5键。
2.注释幻灯片
(1)  放映前更改绘图笔的颜色
(2)  放映过程中更改绘图笔的颜色
 (3)  另外,放映完幻灯片,可以用以下一种方法结束:
如果设置了幻灯片切换的间隔时间,可以让幻灯片放映完毕,自动结束。
当循环放映时,可按ESC键退出。
在放映过程中右击鼠标,在弹出的快捷菜单中单击结束放映命令。
7.8  打包成CD
第8章 自动化办公设备的使用与维护
8.1打印机
常用的打印机有三类:针式打印机、喷墨打印机、激光打印机
8.1.1打印机的类型
1、针式打印机的分类
按照打印头的撞针排列方式与数量来分,有9针打印机、24针打印机和行式针打(几百根针)打印机。
(2) 按照打印的宽度来分,有窄行打印机和宽行打印机。
(3) 按照色彩来分,有单色打印机和彩色打印机。
(4) 按照汉字字库来分,有不带汉字字库的打印机和自带汉字字库的打印机。
(5) 按照接口类型来分,目前常见的有并口打印机、串口打印机和USB接口打印机。
2.喷墨打印机的分类
按所用墨水的性质不同,可将喷墨打印机分为水性喷墨打印机和油性喷墨打印机。
喷墨打印机还可以按所使用的墨盒来分类,根据墨盒中墨水的颜色、数量等有多种不同类型的打印机。墨盒有黑、青、洋红、黄四色墨盒;黑、青、洋红、黄、淡青、淡洋红六色墨盒,以及在六色基础上增加了红色和蓝色并配以亮光墨的八色墨盒。
按主要用途不同,喷墨打印机可分为普通喷墨打印机、数码照片用喷墨打印机和便携式喷墨打印机。
按打印机的分辨率不同,喷墨打印机可以分为低分辨率、中分辨率和高分辨率打印机。
3.激光打印机的分类
按打印输出速度分,有低速激光打印机、中速激光打印机和高速激光打印机。
按色彩分,有单色激光打印机和彩色激光打印机。
按与计算机连接的接口分,有并行接口、SCSI接口、串行接口、USB接口、自带网卡的网络接口打印机。
按分辨率分,有高分辨率、中分辨率和低分辨率打印机。
8.1.2  打印机的安装
1.针式打印机的安装
(1)安装色带盒
关闭打印机电源,拔下电源插头。
抓住打印机盖的后端将其抬起,然后上提取下打印机盖。
用手将打印头移到打印机中间。
如果旧色带盒仍装在打印机上,可抓住色带盒的小把手向上提起,拿出旧色带盒,如图8.2所示。
取出新色带盒,然后按箭头方向转动色带张紧旋钮使色带绷紧。 
抓住色带盒的把手将新色带盒装入,然后按其两端使塑料栓卡入槽中。
将色带导入打印头和色带导片之间,转动色带张紧旋钮帮助色带就位。
左右滑动打印头以确保其移动自如,还要检查色带是否扭曲或褶皱。
若需要安装紧纸器,可将紧纸器下放到打印机的栓钉上,然后下压紧纸器的两端直到其锁定到位。
将打印机盖放回原位。先将打印机盖前边的锁舌插入打印机的槽中,然后放打印机盖直到其锁定到位。
(2)接口电缆连接
使用标准并行接口电缆连接打印机和计算机,如图8.3所示。使用25芯D型插头连接计算机,另一端36芯Centronics插头与打印机相连。如需连接串行接口,可选用接口转换器SPC-8 K。
请按以下步骤连接接口电缆:
关掉打印机及计算机电源。
将接口电缆连到打印机上,确定插头插紧。
用接口两边的扣杆把电缆插头扣紧至听到接口卡紧的声响。
将接口电缆另一端连到计算机上。
(3)安装打印纸
将导纸板下部突出的两边插进打印机后盖相应位置。
调节导纸边框与所选纸张大小相吻合,记住打印机开始打印时在左边有一定的距离。
打开电源,打印机发出鸣响,警告缺纸,缺纸灯亮。
确定送纸调杆拨至打印机后方。若穿孔打印纸已经装在打印机上,应在脱机状态下按住“装纸/出纸/退纸”按钮退纸,然后把送纸调杆后拨。
把要打印的一面朝着打印机后方插进导纸板框内,直至纸不能再向前进为止。
(4)自检
按以下步骤对打印机进行自检:
确保已经装纸且打印机已关闭。关闭打印机后,一定要等至少5秒钟才能再次打开,否则会损坏打印机。
要使用草体(Draft)进行自检,就在打开打印机电源的同时按下“换行/换页”键。要使用打印机的信函质量字体进行自检,就在打开打印机电源的同时按下“进纸/退纸”键。
几秒钟之后,打印机自动装纸并开始打印自检。要想临时停止自检,可按“暂停”键,再按“暂停”键则恢复自检。
结束自检,按“暂停”键停止打印并按“进纸/退纸”键退出打印好的页,然后关闭打印机。
(5)安装驱动程序
启动Windows 98\2000,系统可能会出现“找到新的硬件设备”窗口,提示插入光盘。将打印机驱动程序光盘放入光驱中,机器自动运行并安装驱动程序。
2.喷墨打印机的安装使用
独立打印预览屏插槽:用于连接独立打印预览屏。
独立打印预览屏电缆连接器:用于连接独立打印预览屏选件。
计算机USB连接器:用于使用USB电缆连接计算机和打印机。
(2)安装墨盒
安装墨盒的步骤如下:
确保打印机电源已打开但尚未打印,然后打开托纸架、打印机盖,放下出纸器。
检查液晶显示屏是否显示“墨尽”信息并按下维护按键。如果留有剩余的墨水将不显示此信息。按下维护按键后,确保选择更换墨盒并按下确定按键,应查找哪个墨盒需要更换。
按照屏幕显示的说明进行操作,并按下确定按键,墨盒缓慢移动到更换位置。
从包装中取出新墨盒。
打开墨盒盖,拿住需更换的墨盒,此墨盒应做适当的处理;不要拆开用过的墨盒或尝试给其重新充墨。
将墨盒垂直放入墨舱中,然后向下推动墨盒,直到锁定到位,如图8.5所示
3.激光打印机的安装
(1)安装墨粉盒
安装墨粉盒的步骤如下:
拿住前盖的两边,向外轻拉,打开打印机前盖。
从墨粉盒的包装袋中取出墨粉盒,去掉包装纸。
轻轻摇晃墨粉盒,使盒内的墨粉分布均匀。为了防止损坏墨粉盒,不能将墨粉盒暴露在阳光下长达几分钟。
找到打印机内的墨粉盒槽,共两个,一边一个。
拿住把手,将墨粉盒放入墨粉盒槽,直到墨粉盒安装到位,如图8.6所示。
(2)装纸
将自动进纸器上的托纸板向上拉,到最高位置。
在装纸前,将纸来回弯曲,使纸松动;应将纸放整齐,防止卡纸。
将纸装入自动进纸器,打印面朝上。
不要装入太多纸,自动进纸器最大可装150张纸。
调整导纸板,使之适应纸的宽度。
(3)用并行电缆连接打印机与计算机
关闭打印机和计算机的电源。
将打印机并行电缆(或USB电缆)插入到打印机后面的并行端口,将金属卡环推入电缆插头的缺口内,如图8.7所示。
将电缆的另一端与计算机并行端口(或USB端口)连接,拧紧螺钉。
(4)接通电源
将电源线插入打印机后面的电源插座内。
将电源线的另一端插入合适的接地的交流电源插座内。
接通交流电源插座并打开打印机的电源开关,如图8.8所示。
(5)安装打印机驱动程序
随打印机提供打印机驱动程序光盘一张。为了使用打印机,必须安装打印机驱动程序。打印驱动程序中包括用并行电缆与打印机连接和用USB端口与打印机连接两种情况下的打印驱动软件。
将光盘放入光盘驱动器中,系统自动开始安装。当出现安装程序屏幕时,选择所需语言种类,根据计算机屏幕上的引导完成安装操作。
(6)打印机自检
当打印机通电时,打印机控制面板上的所有指示灯都短暂地亮一下。当只有数据灯亮时,按住演示按钮约2秒钟,直到所有指示灯慢速闪烁后松开,打印机就开始打印自检页。自检页提供了检测打印质量的样张,用于验证打印机是否可以正确打印。
8.1.3  打印设置
1.喷墨打印机的打印设置
当在应用程序中创建用于打印的数据时,需要根据打印纸尺寸设置打印参数。
(1) 选择打印纸并装入打印机。
(2) 运行打印机驱动程序。
(3) 单击“主窗口”选项,然后进行打印参数设置,如图8.9所示。
(4) 在“页面选项”中选择单页纸作为来源设置。
(5) 在“质量选项”中进行合适的介质类型设置。
(6) 进行合适的尺寸设置。
(7) 单击“确定”按钮关闭打印参数设置对话框。
2.喷墨打印机的打印设置
打印的主要步骤如下:
(1) 打开需要打印的文件。
(2) 在【文件】菜单|【打印】命令,屏幕显示“打印”对话框, (不同的应用程序所对应的打印对话框可能会稍有不同)。
(3) 为了利用激光打印机的优点,可在“打印”对话框中点击属性按钮,设置打印机的属性。
(4) 设置打印机属性时,在纸张来源选项框中选择自动进纸器。如果要用特殊介质打印,可选择手动进纸器。
(5) 完成打印设置后,点击“确定”按钮,“打印”对话框消失,打印机开始打印。
8.2  传真机
8.2.1  传真机的组成和连接方法
1.传真机的种类
   按打印方式不同,传真机可分为四大类:热敏纸传真机(也称为卷筒纸传真机)、热转印式普通纸传真机、激光式普通纸传真机(也称为激光一体机)、喷墨式普通纸传真机(也称为喷墨一体机)
2.传真机的主要技术指标
(1)分辨率
          分辨率分为水平方向的分辨率和垂直方向的分辨率。水平方向的分辨率代表了扫描点的尺寸,垂直方向的分辨率代表了扫描线密度。
(2)有效扫描宽度
          有效扫描宽度代表了扫描线长度,即扫描线点沿主扫描方向扫描一行的距离。
(3)有效记录宽度
         有效记录宽度是一行图像信息的最大长度,等于记录头的有效宽度。
(4)主扫描速度和副扫描速度
         主扫描是沿原稿水平方向的扫描,沿原稿垂直方向(即原稿在传真机走纸方向)的扫描称为副扫描。主扫描速度是指单位时间内对图像进行主扫描的次数。
(4)主扫描速度和副扫描速度
          主扫描是沿原稿水平方向的扫描,沿原稿垂直方向(即原稿在传真机走纸方向)的扫描称为副扫描。主扫描速度是指单位时间内对图像进行主扫描的次数。副扫描速度是指单位时间扫描元件在副扫描方向上扫描的距离,在平面扫描中,即为记录走纸的速度。
(5)传送时间和传送速率
         传真机传送一页纸的时间称为传送时间。传送时间由原稿尺寸、分辨率、压缩方式以及传输线路允许的传输频带宽度决定。传送速率由调制解调器决定。
(6)数据压缩系统
          为了实现传输高速化,可通过压缩的方法来减少每幅图像所产生的数据量,这就需要数据压缩系统。为压缩每幅图像的传输时间,在三类传真机中,先将模拟图像信号经模/数转换变换成数字图像信号;之后用数据压缩系统减少数字图像的信息冗余度,使每幅图像需传送的数据大大减少。此外,减少占用话路的时间与传真过程中的附属时间,也可以提高操作的自动化程度。
(7)打印(记录)方式
          打印(记录)方式是指传真机接收文稿时所采用的打印方式。
(8)图像品质
          图像品质也称灰度等级、中间色调(Half-tone),分为16级、32级、64级三种,即采用矩阵处理方式将文件的像素处理成16、32、64级层次,使传送的图片更清晰。图像品质是反映图像亮度层次、黑白对比变化的技术指标。
3.传真机的组成和连接方法
4.传真机的安装要求
传真机应安装在无阳光直射的工作平台上,安装场所周围无腐蚀性气体,无振动,无尘。传真机与墙壁之间要留有一定空隙,便于散热通风,周围环境的相对湿度为35%~85%。
交流电源稳定。交流电源一般为220 V±10%。在电压变动经常超出这个范围的地方,应考虑使用稳压器。
安装场所应便于布线,安装专线或电话线。
5.传真机的连接
6.更换喷墨打印盒
           如果传真机显示“NO INK 015”或“INK LEVEL LOW”,则必须更换喷墨打印盒。其操作步骤如下:
(1) 打开控制面板。
(2) 打开打印墨盒盖直到墨盒盖固定住。
(3) 从喷墨打印盒的外端用力按下,喷墨打印盒一旦松开,才可从装置器中取出(如图8.14所示)。
(4) 取出喷墨打印盒。
(5) 安装新的喷墨打印盒。
(6) 将打印墨盒盖关上。
(7) 将控制面板关上。
7.安装/更换记录纸
安装/更换记录纸的步骤如下:
(1) 将记录纸盘拉出。
(2) 将记录纸放置在记录纸盘中,正面向上,直到最前端的纸张进入本机并且应确定最前端的纸是平滑的。
(3) 调整记录纸导板到记录纸的宽度。
(4) 将灰尘保护盖装置在记录纸盘上。
8.2.1  发送和接收传真
1.传真机发送原理
传真机的发送过程如下:首先将待发文件放入传真机原稿托盘,拨通电话后按下传真键,原稿文件通过传真机的进纸通道进入传真机的扫描系统,对文件进行逐行扫描,将文件图像分解成像素。这些黑白像素依照原稿文件按一定的规律排列,经光电转换,把代表原稿信息的光信号转换成模拟电信号,再经数字化处理,把该信号转变成便于计算机处理的数字信号,通过图像处理形成一个图像信号。由于一幅图像的数据量相当大,不利于实现高速传输,因而在数据发送之前,需要对其进行数据压缩,压缩后的数据通过调制器的处理,转换成为适合在电话线上传输的带通信号,通过电话线路将代表原稿文件信息的信号发送出去,参见图8.16。
2.传真机接收原理
传真机的接收实际上是发送的逆过程。接收信号从电话线传过来,经过网络控制电路,把传真机从待机状态转换为接收状态。接收时,首先对接收信号进行解调,把调制信号恢复为原来的数据序列;再经解码,把经过压缩的数据信号还原成未压缩状态,把图像信号依次还原为逐个像素,按照与发送端扫描顺序相同的顺序记录下来,便可得到一份与原稿相同的副本。传真机接收原理如图8.17所示。
3.传真机的打印原理
传真机的打印方式可分为两类,一类是热敏打印方式,另一类是普通纸打印方式。热敏打印方式在现有的传真机中占有相当大的比重,是一种传统、实用的记录方式。
它的基本工作原理是把传真机接收到的图像信号进行解调、解码等一系列处理,通过热敏打印头驱动电路将这些信号一一对应记录下来,得到与发送原稿十分相似的接收副本。热敏打印的关键是热敏记录头,它的好坏直接关系到打印的质量。热敏记录头由散热装置、热绝缘层、发热电阻、驱动集成电路、引线和保护层等组成。
8.3  复印机
1.复印机的分类
(1)按基本功能分类
复印机按其基本功能可以分为模拟复印机、数码复印机两大类。
(2)按复印介质分类
静电复印机按复印介质分类,可以分为直接法静电复印机和间接法静电复印机。
2.复印机的安装环境
电源和接地要求。
环境温度。
环境湿度。
通风问题。
安放条件。
3.复印机的安装方法
(1)主机的安装
安装感光鼓。
加入载体及墨粉。
安装纸盒和接纸盘。
(2)主机显示及工作状态的检查
检查复印数字输入键是否正常,按下时应该出现复印数量显示。按下清除数字键应该使已设数字变为“1”。
抽出纸盒,无纸盒或纸盒空时指示灯应点亮,相应的指示灯应同时变换。
检查墨粉指示灯是否点亮(此灯在加粉前是亮的)。加粉后仍亮,说明墨粉加少了,应再次补充。
具有缩放功能的复印机,开机后正常大小复印指示灯
预热时间达到后,复印指示灯点亮,此灯一般是绿色的。
检查复印浓度调节杆或按键动作是否灵活,对于后者还应注意相应的指示灯有无变化。
(3)主机的试运行
电源接通,预热完毕后,如果机器无其他异常显示及声音,即可进行复印。
(4)自动分页器的安装
自动分页器是将复印出的成品自动分成多份的装置。安装自动分页器的机器需配有合适的机台。分页器拆箱时是几个部件,并未完全连接起来,需要进行装配。
(5)自动进稿器(半自动进稿器)的安装
自动进稿器(ADF)与半自动进稿器(DF)的区别在于,前者可以在供稿盘上放置50张原稿,自动搓稿装置可将其一页一页地自动送到稿台玻璃上;后者只能在供稿盘上放一页原稿,该页送入后才可放另外一页。二者的原稿输送装置完全一样,只是供稿盘部分不大相同。
8.3.2  复印时的技巧
1.合适的曝光量
2.双面复印
3.遮挡方法的应用
4.反向复印品的制作
5.教学投影片的制作
6.加深浓度避免污脏的方法
7.操作中需注意的问题
8.4  扫描仪
1.扫描仪的类型
(1)平板式扫描仪
(2)手持式扫描仪
(3)滚筒式扫描仪
(4)馈纸式扫描仪
(5)工程图纸扫描仪
(6)底片扫描仪
(7)3D扫描仪
(8)其他
2.扫描仪的主要技术指标
(1) 分辨率
(2) 色深
(3) 感光器
(4) 扫描速度
(5) 接口
(6) 扫描幅面
3.扫描仪的安装
(1)打开扫描单元的锁扣
在连接扫描仪和计算机之前要打开扫描单元的锁扣。打开扫描单元锁扣的具体步骤如下:
撕下扫描仪上的封条。
轻轻将扫描仪翻转90°。
将锁扣开关推向有解锁标志的一侧,如图8.20所示。
重新将扫描仪水平放置好。
(2)连接扫描仪
如果是SCSI接口的扫描仪,需要将计算机电源关掉,打开计算机机箱,将接口卡插好,然后盖好机箱,将数据线一端接于扫描仪接口,另一端接于计算机SCSI卡接口。如果是USB接口的扫描仪,其连接步骤如下:
撕下扫描仪上的警告封条。
用随机提供的USB接口电缆连接扫描仪与计算机,如图8.21所示。
将随机提供的交流适配器连接到扫描仪上,如图8.22所示。图中所示的扫描仪无电源开关,插入AC适配器,扫描仪的电源即接通。
(3)安装驱动程序
接通扫描仪的电源,启动计算机,将扫描仪的驱动程序安装盘放入驱动器中,按说明书和屏幕提示完成安装。
8.4.2  扫描仪的使用
扫描仪可以扫描照片、印刷品以及一些实物。扫描时通常要使用Photoshop或扫描仪自带的图像编辑软件。下面以Photoshop软件为例,简单介绍扫描仪扫描图像的步骤。
8.5  刻录机
     1.工作原理
CD-R的工作原理就是在空白的CD盘片上烧制出“小坑”,这些“小坑”也就是记录数据的反射点。所有由CD-R刻出的盘都可以在普通CD-ROM上顺利读出。刻录CD-R盘片时,CD-R刻录机发出高功率的激光照射到盘片的一个特定部位上,盘片中的有机染料层就会被融化并发生化学变化,这些被破坏掉的部位无法顺利地反射激光,而没有被高功率激光照射过的地方则可以靠着盘片本身的黄金层反射激光。
CD-RW采用先进的相变(Phase Change)技术,刻录数据时,高功率的激光束反射到CD-RW盘片的特殊介质上,产生结晶和非结晶两种状态,制作出能够提供读取的反射点,并通过激光束的照射,介质层可以在这两种状态中相互转换,达到多次重复写入的目的。
2.光盘的格式
目前CD光盘的格式主要有六种:音乐CD(CD-Digital Audio)、数据CD(即CD-ROM,又称CD-ROM Mode 1)、CD-ROM XA(CD-ROM 扩展,又称CD-ROM Mode 2)、CD-I(用于交互式光盘)、VCD(用于电影)、CD-UDF(使用时拥有独立的盘符,不需要使用专用的刻录软件)。
3.光盘的刻录方式
(1) 整盘刻录(DAO,Disc At Once)
(2) 区段刻录(SAO,Session At Once)
(3) 轨道刻录(TAO,Track At Once)
(4) 飞盘(OTF,On The Fly)
(5) 封装刻录(PW,Packet Writing)
4.光盘片
(1) 金盘。
(2) 绿盘。
(3) 蓝盘。
(4) 银盘。
(5) 金绿盘。
8.5.2  光盘刻录机的性能指标
1.速度
2.接口方式
3.平均寻道时间
4.缓存容量
5.兼容性
8.5.3  光盘刻录机的安装和使用
1.内置式EIDE接口的CD-R/RW光盘刻录机的安装
2. SCSI接口的CD-R/RW光盘刻录机的安装
3. CD-R/CD-RW刻录机的使用
1)刻录数据盘
2) 刻录CD唱片
3) 制作光盘启动盘
8.6  移动存储器
随着现代社会信息的日益进步,无论是个人还是企业用户进行信息的交换都变得频繁。同时,网络的普及也使得我们能够通过网络获取到大量的资料和信息。但是在不同的电脑之间,我们如何对这些数据进行交换和传递呢?作为传统个人电脑的标准配置,软驱一直为用户所熟悉,也是以往我们最常用的存储工具。但是,由于软驱固有的机械式结构使其使用寿命有限,容易造成软盘损坏而导致数据丢失。而另一方面,我们普遍获得的几兆甚至几十兆的软件或者音频视频文件,是仅1.44 MB存储容量的软盘所难以容纳的。因此,数据的安全性和存储容量的限制使得软盘逐渐为用户所抛弃,同时也为USB闪盘的普及奠定了基础。
8.6.2  移动硬盘
上面介绍了一些常见的外置式活动的存储设备,细心的读者就会发现,这些移动的存储设备都有一个共同的特点,那就是容量小。光盘、软盘的容量小暂且不说,闪盘的容量已经达到1 GB了,再大也不可能有多大的突破了,对于动辄就几十吉容量大的数据,最好的方法就是使用移动硬盘了。
第9章   计算机网络化办公
计算机网络化办公
网络化办公的意义
信息浏览
 认识Internet Explorer
信息浏览
Internet Explorer 6.0窗口
信息浏览
浏览Web页
信息浏览
信息浏览
信息浏览
搜索信息
信息浏览
1.利用搜索工具进行搜索
单击【标准按钮】工具栏上的【搜索】按钮,可以在IE窗口的左侧显示【搜索】任务窗格。在窗格的文本框中输入要搜索内容的主要短语或单词,然后单击【Google搜索】按钮,符合此搜索条件的网站或者网页列表即显示在窗格下方,单击下方的超链接,即可在窗口右侧打开相应的网页(或者另打开一个窗口显示)
2.通过关键词进行搜索
从前面的介绍中我们已经知道,可以在IE的地址栏输入要浏览的网页地址来打开网页。地址栏的另外一个作用就是可以输入指定关键词进行搜索。
在地址栏中输入“go”、“find”或者“?”,后跟要搜索信息的关键词,可以让IE使用预置的搜索提供商进行搜索,常见的搜索商有百度、3721、Google等。
信息浏览
信息交流
使用QQ
信息交流
QQ登陆窗口
信息交流
1.申请QQ号
⑴网页免费申请,用于申请免费号码。
⑵手机免费申请,通过手机发送短信的方式申请免费号码,通过网页方式填写资料。
⑶手机快速申请通道,发送指定短信到指定号码,会立刻收到系统发送的一个QQ号码。
⑷QQ靓号申请,QQ靓号是数量极少的超靓号码,带有QQ会员服务。拥有红色昵称,4个群,会员头像,炫铃,魔法表情等29项会员功能。
⑸生日靓号,以你的生日作为号码。
信息交流
信息交流
1.MSN的安装
微软在Windows XP中捆绑了MSN,但是使用其他操作系统的用户如果要使用MSN,首先要下载并安装MSN软件,下载地址为“http://messenger.live.cn/”,下载成功后,双击安装文件就可以安装MSN了。
信息交流
信息交流
信息交流
收发电子邮件
电子邮件(E-Mail)是Internet的一个基本服务。要接收、发送电子邮件,必须有一个信箱,通常是E-mail服务器硬盘上的一块存储区。信箱存放已经收到但用户还没有阅读的E-mail信息。
Internet上使用的信箱地址由一个字符串组成,该字符串被“@”分为两个部分。@前面部分称为信箱地址的前缀,是用户名,@后面部分称为后缀,是用户信箱所在计算机的域名。
收发电子邮件
申请电子邮箱     
收发电子邮件
收发电子邮件
收发电子邮件
收发电子邮件
3.设置电子邮件帐号
使用Outlook Express收发电子邮件首先要进行帐号的设置,操作方法是:
⑴启动Outlook Express后,单击【工具】|【帐号】命令,弹出Internet连接向导对话框。
⑵在弹出的【Internet帐户】对话框中,选择【邮件】选项卡,在列表框中列出已经存在的账户,包括名称、类型和连接。
⑶单击对话框右侧的【添加】|【邮件】命令。
⑷在弹出的【Internet连接向导】对话框中,输入自己想在邮件中显示的姓名。
 ⑸在的文本框中输入邮件地址,单击【下一步】按钮,打开下一个对话框,在【接收邮件服务器】文本框中输入ISP的主机名,在【发送邮件服务器】文本框中输入发送邮件服务器名,设置完后单击【下一步】按钮,进入下一个对话框。
⑹在对话框中设置帐号名和密码后单击【下一步】进入下一个对话框。
⑺设置完成。
收发电子邮件
收发电子邮件
收发电子邮件
6.阅读电子邮件
Outlook Express可在单独的邮件窗口或预览窗格中阅读邮件。
7.在邮件中插入超级链接、图片和附件
在撰写新邮件时,可以插入超级链接、图片、文件等,以丰富邮件的内容。
8.回复电子邮件
Outlook Express可以给电子邮件的发件人复信,自动将回信发往发件人所在的电子邮件服务器。
9.转发电子邮件
通过转发邮件,可以将他人发给您的电子邮件转发给其他人,实现信息共享。
收发电子邮件
10.邮件的管理
⑴移动、复制到文件夹。
⑵删除邮件。
⑶保存与打开电子邮件。
⑷打印邮件。
资源的上传和下载
“上传”和“下载”是在网络中常用的两个术语。上传文件是将自己电脑中的文件复制到远程主机即FTP服务器上;下载文件则是将远程主机中的文件复制到自己的电脑中。
资源的上传和下载
使用CuteFTP上传下载
资源的上传和下载
2.添加站点
上传和下载文件之前,必须先连接到远程服务器。使用连接向导,可以很方便的添加要连接的站点。
资源的上传和下载
3.连接站点
创建到服务器的连接后,还必须连接到相应的服务器站点,才能上传和下载文件。在站点管理器窗口中,可以对站点进行全面的管理,如新建站点、编辑站点、导入站点或者删除站点等等。
4.上传和下载文件
连接到站点后,就可以进行文件的上传和下载了。
要上传文件,首先在服务器目录区选择并打开目标文件夹,然后在本地驱动器区域中选择要上传的文件和文件夹,单击右键,在打开的快捷菜单中选择【上传】命令;或者单击工具栏上的上传按钮,开始上传到指定站点的指定文件夹中。
要下载文件,首先在本地驱动器区域中选择要保存文件的位置,在服务器目录区中选择要下载的目标文件或者文件夹,单击右键,在打开的快捷菜单中选择【下载】命令;或者单击工具栏上的下载按钮,开始下载文件到指定文件夹中。同时窗口下方的信息区显示当前下载的状态。
文件的压缩和解压缩
常见的压缩软件
文件的压缩和解压缩
使用WinRAR
文件的压缩和解压缩
第10章    电脑安全基础
电脑安全基础
电脑病毒与黑客
电脑病毒       
电脑病毒与黑客
电脑病毒与黑客
   ⑸可触发性:电脑病毒一般都有一个或者几个触发条件。满足其触发条件或者激活病毒的传染机制,使之进行传染,或者激活病毒的表现部分或破坏部分。    
电脑病毒与黑客
⑵按照病毒的攻击机型分类
①攻击微型计算机的病毒。
②攻击小型机的电脑病毒。
③攻击工作站的电脑病毒。
⑶按照电脑病毒的链结方式分类
由于电脑病毒本身必须有一个攻击对象以实现对计算机系统的攻击,电脑病毒所攻击的对象是计算机系统可执行的部分。
①源码型病毒
②嵌入型病毒
③外壳型病毒
④操作系统型病毒
电脑病毒与黑客
电脑病毒与黑客
电脑病毒与黑客
1.黑客的概念
 黑客一词,源于英文Hacker,原指热心于计算机技术,水平高超的电脑专家,尤其是程序设计人员,他们具有精深的软硬件知识,有能力分析系统,检查系统的完整性和安全性。
黑客一词一般有以下四种意义:
一个对(某领域内的)编程语言有足够了解,可以不经长时间思考就能创造出有用的软件的人。
一个恶意(一般是非法地)试图破解或破坏某个程序、系统及网络安全的人。
一个试图破解某系统或网络以提醒该系统所有者的系统安全漏洞。
一个通过知识或猜测而对某段程序做出(往往是好的)修改,并改变(或增强)该程序用途的人。
电脑病毒的传播途径
一般情况下,电脑病毒的传播途径有三种:
1.不可移动的计算机硬件设备
这些设备通常有计算机的专用ASIC芯片和硬盘等。这种病毒虽然极少,但破坏力却极强,目前尚没有较好的检测手段对付。
2.移动存储设备
这些设备包括软盘、U盘、移动硬盘、光盘等可移动磁盘。
3.网络
网络是人们现在生活不可缺少的一部分,越来越多的人利用它来获取信息、发送和接收文件、接收和发布新的消息以及下载文件和程序,正因为如此电脑病毒也走上了高速传播之路。
常用杀毒软件及其使用
1.瑞星杀毒软件主界面
常用杀毒软件及其使用
其窗口组成如下:
⑴菜单栏:
用于进行菜单操作的窗口,包括【操作】、【视图】、【设置】和【帮助】四个菜单选项。
⑵选项卡
菜单栏的下面是六个选项卡,分别是【首页】、【杀毒】、【监控】、【防御】、【工具】、【安检】。
常用杀毒软件及其使用
2.主程序杀毒操作
综合大多数普通用户的通常使用情况,瑞星杀毒软件已预先做了合理的默认设置。因此,普通用户在通常情况下无须改动任何设置即可进行病毒查杀。
 3.快捷方式查杀
用户可以启用快捷方式查杀病毒,其中快捷方式查杀包括右键查杀和拖拽方式查杀。
用鼠标右键单击查杀目标,在弹出菜单中选择【瑞星杀毒】命令,即可启动瑞星杀毒软件对此文件进行查杀毒操作。
或者用鼠标将查杀目标拖放到桌面上的【瑞星杀毒软件】快捷方式图标上。
或者拖放到瑞星杀毒软件主程序窗口中,即可调用瑞星杀毒软件对此目标进行查杀病毒。
防火墙的使用
⑴防火墙多帐户管理
⑵未知木马扫描技术
⑶IE功能调用拦截
⑷反钓鱼,防木马病毒网站
⑸模块检查
防火墙的使用
【设置】菜单中包含了【详细设置】、【切换语言】、【切换皮肤】、【网站设置】、【用户ID设置】五个命令。
防火墙的使用
详细设置
电脑安全知识
⑴不要随便使用在别的机器上使用过的可擦写存储介质(如软盘、硬盘、可擦写光盘等)。
⑵严禁使用来历不明的程序或者盗版软件,严禁运行任何的游戏盘。
⑶使用外来磁盘之前,要先用杀毒软件扫描,确认无毒后才可以使用。
⑷对于重要的系统盘,数据盘以及硬盘上的重要信息要经常备份。
⑸安装防病毒卡或者杀毒软件,并及时升级杀毒软件。
⑹从网络上下载软件时,要选择正规的下载站点,不要从不知名的站点下载,软件下载后要及时用杀毒软件查毒。
⑺不要打开来历不明的电子邮件的附件。
⑻安装病毒和网络防火墙,随时对系统进行监视,防止病毒和黑客入侵。
电脑安全知识
⑴上网时隐藏自己的IP地址,不要随意将自己的详细资料告诉网上的其他人,如自己使用的操作系统、IP地址等等。
⑵设置有效的密码。如果密码过于简单,则很容易被黑客破解,因此在设置密码时,最好采用字母和数字组合的方式,而且密码要定期修改。
⑶不要随意将帐号和密码借给其他人使用。
⑷使用MSN或者QQ时,不要随意同意其他人加为好友或者接收他人传送的文件。
⑸要即时升级操作系统,安装下载最新的补丁程序。
⑹安装网络防火墙并及时更新。
 

电气工程与自动化开题报告ppt模板:这是电气工程与自动化开题报告ppt模板,包括了课题来源及研究目的和意义,国内外研究的历史和现状,主要研究内容,研究方案及进度安排,预期达到的目标,为完成课题已具备和所需的条件和经费,研究中可能遇到的问题和解决的措施,主要参考文献等内容。

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